ادارة المخازن ومراقبة المخزون من الأمور الهامة للغاية في أي صنع أو مؤسسة إنتاجية حيث إن المخزون يشكل جزءاً أساسياً من الأصول المتداولة، فإن تقدير تكلفة المخزون واختيار الأسلوب المناسب لإدارته يتطلب اهتماماً فائقاً، نظراً لتأثيره البالغ على تحديد تكلفة المنتجات والمبيعات.
وبالتالي على قياس الدخل والموقف المالي كما إن المخزون أو الجرد هو جزء لا يمكن الاستغناء عنه في معظم المؤسسات والشركات الصناعية تحتفظ بمخزون من المواد الخام والمستلزم.ات اللازمة للإنتاج، بينما تحتاج المؤسسات الخدمية إلى مواد مثل الأطعمة والملابس لتقديم خدمات، وفي هذا المقال سوف نتعرف أكثر عن إدارة المخازن وعملية مراقبة المخزون.
ادارة المخازن ومراقبة المخزون
في شركة ارى نعتمد على إدارة المخازن ومراقبة المخزون وتناول أهميتها معكم، من الملاحظ تزايد اهتمام المؤسسات والشركات الناشئة بتوحيد جميع جوانب إدارة المواد تحت إدارة واحدة، تتولى مهمة توفير وتدبير الموارد اللازمة لتنفيذ البرامج والأنشطة المختلفة للمشروع يجدر بنا أن نستعرض دور وظيفة إدارة المخازن ومراقبة المخزون.
والتي تتضمن عمليات توفير وتأمين وتحكم في المواد والإمدادات الضرورية لتلبية احتياجات الإنتاج والعمل في أي مشروع هذه الوظيفة، بتعريفها الشامل، تشمل مراحل التخطيط، والتحقق، والاستلام، بالإضافة إلى إدارة الدفعات المستحقة للموردين والمقاولين.
عندما ننظر إلى هذا المفهوم بالمعنى الذي ذكرناه سابقاً، نجد أن وظيفة التخزين ليست مجرد تكملة لوظيفة الشراء، بل إنهما وظيفتان مترابطتان بشكل وثيق لا يمكن فصل أو فصل أي ترابط بينهما، لأن كل منهما يلعب دوراً مميزاً ومشتركاً في دعم نجاح المشروع الواحد.
إدارة المشتريات والمخازن
لا يمكن تجاهل حقيقة أن توفير وتدبير المستلزمات والأدوات لأي مشروع لا يتوقف فقط على عملية الشراء وفقاً لمعايير الشراء الجيدة بل يتطلب أيضاً اتخاذ الإجراءات اللازمة لضمان حفظ هذه المواد وتخزينها بما يتوافق مع قواعد ومتطلبات التخزين، لتكون متاحة للاستخدام والإنتاج وفق الحاجة، للحفاظ عليها من التلف والفساد وبالتالي فإن وظيفة الشراء بوظيفة التخزين تعتبران متممتين مكملتين لبعضهما البعض.
وهم جزء أساسي وفاعل في إدارة المواد لأي مشروع وبناءً على هذه الواقعية، يمكن اعتبار إدارة المشتريات النواة الأساسية لإدارة المواد والمخازن والمستودعات، بما يشمل العديد من الأنشطة المرتبطة بها، مثل:
- أولاً: تأسيس وتجهيز مستودعات مناسبة وتنظيمها بشكل يلبي الاحتياجات الحالية والمستقبلية.
- ثانياً: استقبال وفحص المواد.
- ثالثاً: تخزين وصرف المواد.
- رابعاً: مراقبة المخزون.
- خامساً: المتابعة.
- سادساً: نقل وتداول المواد.
شاهد أيضًا
كيفية عمل برنامج ادارة المخازن
الاختلاف بين إدارة المخزون وإدارة المخازن
بصدد الحديث عن ادارة المخازن ومراقبة المخزون نوضح لكم الفرق ما بين إدارة المخزن وإدارة المخزون بشكل مبسط لكي تستوي به:
إدارة المخازن تركز بشكل رئيسي على المواقع والمباني المخصصة لتخزين المواد المختلفة، بما في ذلك تنظيم المساحات وترتيب المواد واستخدام الوسائل المناسبة لتداولها، وتشمل أيضاً أعمال الاستلام والحفظ والصرف وإعداد السجلات والمستندات، بالإضافة إلى توفير العمالة المناسبة لتنفيذ هذه الأعمال.
بينما تركز إدارة المخزون بشكل أساسي على التخطيط والمراقبة للمواد المخزونة، بهدف تحقيق أهداف محددة مثل ضمان تلبية احتياجات المنشأة من المواد بأقل تكلفة ممكنة وبدون إسراف، والحفاظ على استخدام فعال للأموال المستثمرة في تلك المواد.
ما هي مراقبة المخزون؟
ادارة المخازن ومراقبة المخزون تشمل كافة الأنشطة المتعلقة بتصميم وتنفيذ الإجراءات الضرورية لضمان سلامة التدفقات والإجراءات المتعلقة بتوفير وتخزين المواد، والحفاظ عليها لحين الحاجة إليها وتهدف إلى ضمان استمرار تلبية احتياجات العملاء بالكميات والمواصفات المطلوبة في الوقت المناسب، بالإضافة إلى تحقيق فعالية استخدام الأموال المستثمرة في المواد.
يعتبر التحكم الآلي في المخزون، سواء كان يتعلق بمواد خام أو منتجات جاهزة، أحد أهم عناصر الرقابة داخل المؤسسة، حيث يضمن النظام الآلي متابعة جميع الحركات المخزنية المتعارف عليها ويُمكن أيضًا للنظام تتبع الأرقام التسلسلية لكل صنف وتسجيلها من قبل المصنع، ومتابعة تواريخ الصلاحية ويتكامل هذا النظام بشكل كامل مع نظامي المبيعات والمشتريات.
تخطيط المخزون
تخطيط المخزون يشمل تحديد الأهداف والسياسات والإجراءات والقواعد والبرامج المتعلقة بالاستثمار في المخزون والذي جزء من ادارة المخازن ومراقبة المخزون ويتضمن عدة معايير مهمة من بينها:
- وضوح الأهداف المرجو تحقيقها من خلال الاستثمار في المخزون.
- تقدير الاحتياجات المستقبلية لكل فئة من الأصناف المخزنة.
- تحديد الأوقات أو المواعيد التي يجب فيها توفر كل صنف.
- تقدير الحجم المالي المطلوب لتوفير هذه الأصناف والمصادر المالية المتاحة لذلك.
- تطوير استراتيجيات لتدبير أو توفير الأصناف المطلوبة، مع تطبيق السياسات والإجراءات المناسبة.
- وضع السياسات والإجراءات والقواعد الخاصة بإدارة المخزون والاحتفاظ به.
معايير كفاءة وفعالية الاستثمار في المخزون
في الحقيقة أن تخصيص الأموال للاستثمار في المخزون أو توزيعها على مختلف الأصناف ليس هدفًا في حد ذاته، بل الهدف الحقيقي هو تحقيق النتائج المرجوة من هذا القرار.لذا يتطلب ذلك الاستناد إلى مجموعة من المعايير أو المؤشرات لتقييم درجة النجاح في تحقيق الأهداف المستهدفة ومن هنا نوضح لكم أهم معايير كفاءة وفعالية الاستثمار في المخزون
- الفعالية: تشير إلى جودة قرار الاستثمار في المخزون، من حيث اعتماده على أسس علمية وتجارب سابقة وتوقعات لاحتياجات المنشأة من المخزون في المستقبل، بالإضافة إلى تحديد الاستثمارات المالية اللازمة وتوزيعها على الأصناف المختلفة بشكل مناسب.
- أما الكفاءة: فتشير إلى جودة أداء تنفيذ القرار، بما يضمن الوفاء بالاحتياجات في الوقت المناسب والمواصفات المطلوبة، وذلك بأداء كميات العمل المحددة، وفي الوقت المحدد، والتكلفة المناسبة، دون إساءة استخدام الأموال المخصصة للاستثمار في المخزون يتم ذلك ضمن أهداف إدارة المخازن ومراقبة المخزون.
معايير نجاح الاستثمار في المخزون
بصدد الحديث عن ادارة المخازن ومراقبة المخزون نوضح لكم أهم المعايير الرئيسية التي يمكن الاعتماد عليها لتقييم نجاح الاستثمار في المخزون، فيما يلي:
- عدد مرات توقف الإنتاج أو تأخيره بسبب نقص المواد أو القطع.
- تأجيل مواعيد الوفاء بحاجات العملاء أو جزء منها.
- متوسط فترة الانتظار بين مواعيد التسليم المتفق عليها والتسليم الفعلي.
- الحاجة الملحة للشراء الطارئ لتغطية تغييرات في جدول الإنتاج.
- خسارة العملاء نتيجة فقدان الثقة بالمنشأة.
- الخسائر المترتبة عن ارتفاع أسعار بعض الأصناف نتيجة نقص المخزون.
- الخسائر المترتبة عن انخفاض أسعار بعض الأصناف نتيجة تخزين كميات زائدة.
- الخسائر المترتبة عن المخزون الراكد بسبب سوء تخطيط الاحتياجات.
نظام حديث لإدارة المخزون
من بين الأنظمة الحديثة لإدارة المخزون، يأتي نظام الإنتاج الآني (Just-in-Time) كمدخل شامل لتحسين الإنتاجية وإزالة الفاقد واتخاذ الإجراءات الوقائية بتكلفة منخفضة، مع توفير الكمية والجودة المطلوبة في الوقت المناسب ويقود هذا النظام إلى تحسينات مستمرة في أنشطة العمليات، مما يعزز الموقع التنافسي للمنشأة.
اتخاذ قرار بالاستثمار في المخزون يتطلب من المنشأة تحمل بعض التكاليف، وعلى الرغم من ندرة قرار عدم الاستثمار في المخزون في الحياة العملية، فإنه يستدعي دراسة العلاقة بين طبيعة تكاليف القرار وحجم المخزون ويجب أن تعتمد إدارة المواد وضبط المخزون، وكذلك الجرد الدوري للمواد، كأولوية لدى دائرة المشتريات والمستودعات قبل شراء المواد الأولية.هذا يعتمد على توفير نظام تخطيطي للمواد، حيث يتم التفكير والعمل المستمر نحو تقليل تكاليف التخزين.
هكذا فقد تناولنا موضوع ادارة المخازن ومراقبة المخزون وتعرفنا على مدى أهميته ودوره في المؤسسات الصناعية والمصانع، وتفاصيل هامة عنه.