ما هي أنظمة إدارة الموارد البشرية الإلكتروني؟ إنها عبارة عن مجموعة من الأدوات التي تساعدك في إدارة الموظفين والعمال في الشركة مهما كان عددهم أو حجمهم، حيث أنها من أساسيات سوق العمل الحالي والتي انتشر استخدامها بشكل شائع في الفترات الأخيرة لما توفره من حلول عملية وسريعة، وليس فقط لأداء الوظائف الأساسية التي تكون مثل الجدولة وتحديد الرواتب.
وتتبع حضور الموظفين وإنصرافهم بل أيضا لأداء عدة وظائف أكثر تعقيدًا مثل التحليل ومتابعة المتقدمين وإدارة الأداء والتطوير والتأهيل وغيرها من الأمور المختلفة، مما يثبت جدارة هذه الأنظمة ومدى سرعة تطورها وأيضا أهمية التعرف عليها والبحث عن إمكانية ومتطلبات الاستثمار بها.
أنظمة إدارة الموارد البشرية الإلكتروني
إن أنظمة إدارة الموارد البشرية الإلكتروني هي عبارة عن برنامج يتم تنفيذه من خلال مجموعة من عمليات الإدارة الخاصة بالموارد البشرية بطريقة آلية، عن طريق استخدام أدوات محددة تزيد من كفاءة هذه العمليات وتقوم بتسهيلها، يساعد برنامج إدارة الموارد البشرية على التنظيم بطريقة يدوية للبيانات والموظفين، كما أنه يساعد على إنجاز العديد من المهام الروتينية التي ترهق الأشخاص المسؤولين عن الموارد البشرية، مما يتيح لهم فرصة للتركيز على مهام أكثر واستراتيجيات للشركة.
كما تساعد عمليات الموارد البشرية الآلية في التخلص من المشاكل الخاصة بسوء التنظيم والانضباط وأيضا تساعدهم على تعزيز اتخاذ القرارات الصحيحة التي تكون مبنية على التحليلات الدقيقة والواضحة وترفع من كفاءة أداء الإدارة المواهب وتدريب الموظفين وتطويرهم للأفضل، ولذلك تقوم شركة إرى بتصميم العديد من البرامج والتطبيقات المختلفة مثل برامج أنظمة إدارة الموارد البشرية.
مميزات أنظمة إدارة الموارد البشرية الإلكتروني
إن استخدام أنظمة إدارة الموارد البشرية الإلكتروني له العديد من المميزات التي تتناسب مع احتياجات الشركة، وإليك هذه المميزات:
إدارة البيانات للموظفين
يجب أن يتضمن برنامج إدارة الموارد البشرية على نظام إلكتروني لإدارة البيانات والمستندات حيث يتيح للمسئولين الموارد البشرية بحفظ ملفات الخاصة بالموظفين وتخزينها بشكل آمن وتلقائي، وأيضا الوصول إلى المعلومات بكل سهولة ولذلك للتحقق من صحتها، وتحديث الوثائق بشكل مستمر، وتجنب المخالفات التي قد تحدث بسبب سوء التنظيم اليدوي لتلك المعلومات.
كما تقوم العديد من الشركات العالمية باستخدام تقنيات التخزين السحابي في إدارة البيانات للموظفين وذلك لضمان أمن وحماية البيانات وأيضا الوصول إليها بكل سهولة بالإضافة إلى تقنية التعرف على النصوص ocr التي تحول صور الخاصة بالمستندات إلى نصوص رقمية دون أي إدخال يدوي، بالإضافة إلى متابعة أحوال الوثائق والمستندات والملفات التي فترات صلاحيتها، مواعيد الانتهاء الخاصة بها وترسل الإشعار عند اقتراب مواعيد التجديد وذلك لتجنب أي مخالفات.
متابعة حضور وانصراف الموظفين
تتميز برامج أنظمة إدارة الموارد البشرية الإلكتروني وإتاحتها بمتابعة حضور وانصراف الموظفين ومدى التزامهم بساعات العمل المحددة أثناء اليوم او الشهر كما يمكن للموظفين تسجيل الحضور من خلال نظام الحضور والانصراف او اجهزة البصمة المتعلقة به اثناء تواجدهم في النطاق الجغرافي لمكان العمل وتسجيل موعد الانصراف بنفس الطريقة عند مغادرة الموظفين.
تربط نظام إدارة المعلومات الخاصة بحضور الموظفين وانصرافهم مع الجدول الخاص بالمناوبات والإجازات وذلك لكي حتى يستطيع مدير الموارد البشرية من الوصول إلى جميع البيانات والمعلومات في بكل سهولة وأيضا يرتبط مع الكشوفات الخاصة بالرواتب وتحديثها بشكل آلي دون التدخل بطريقة يدوية.
إدارة الإجازات
يمكن نظام الإجازات بمسئولي الموارد البشرية من إدارة الطلبات الخاصة بإدارة الإجازات واعتمادها وعرض تاريخ الطلبات أو ملاحظة أي تعارض في الإجازات بين الفريق، كما يسمح للموظفين الإطلاع على رصيد إجازاتهم، وطلب إجازة ومتابعة حالتها بطريقة إلكترونية بكل سهولة دون الحاجة إلى تقديم الطلبات بطريقة كتابية أو حتى إرسال الإيميلات وانتظار الرد عليها،.
كما يقدم نظام إدارة الإجازات مع التنسيق مع جدول الحضور والمناوبات من أجل متابعة أداء العمل بشكل دقيق وخالي من الأخطاء لحضور ومدى كفاءة أداء الموظفين.
جدولة المناوبات للموظفين
يتيح أنظمة إدارة الموارد البشرية الإلكتروني خاصية إعداد جدول متكامل يحتوي على المواعيد وأماكن العمل لكل موظف أثناء الشهر عمل الربط بشكل تلقائي نظام حضور وانصراف لمتابعة حركة الموظفين ومدى التزامهم بساعات العمل المعلومة، كما أنه يمكن تخصيصها لعديد من أنواع المناوبات لكل موظف بمفرده وفق الموقع أو نوع الدوام ليلي أو نهاري أو الوظيفة الواجبة عليه، مع إمكانية تعديلها أو عمل التبديلات بينها.
أنواع أنظمة إدارة الموارد البشرية الإلكتروني
توجد ثلاثة أنواع لأنظمة إدارة الموارد البشرية الإلكتروني التي توفرها شركة إرى، تلك الأنظمة هم نظام إدارة الموارد البشرية (hrms) ونظام المعلومات بالموارد البشرية (hris) ونظام إدارة الخاص برأس المال البشري (hcm) قد تستخدم هذه المصطلحات لوصف أمر واحد وهو نظام إدارة عمليات الموارد البشرية ومع ذلك فإنه يوجد بعض الاختلافات في بعض الميزات التي يوفرها كل منهم، وإليك هذه الأنظمة بالتفصيل التي تكون كالتالي:
نظام إدارة معلومات الموارد البشرية (hris)
هو نظام إدارة العمليات الداخلية للموارد البشرية بطريقة آلية عن طريق الاعتماد على قاعدة البيانات الخاصة بالشركة، ويساهم في إدارة عمليات التوظيف ومتابعة المتقدمين وأيضا المميزات والتعويضات والاجازات والرواتب كما يقدم خدمة ذاتية للموظف من أجل الوصول بطريقة سهلة للبيانات الشركة والبيانات الشخصية الخاصة به.
إن مصطلح HRIS أو نظام إدارة معلومات الموارد البشرية يعتبر أقدم وصف تم استخدامه لبرامج الموارد البشرية التي ساعدت في حماية وإدارة المعلومات للعديد من الموظفين، والحفاظ على سياسات الشركات وتسهيل الإجراءات وحفظ السجلات بشكل تلقائي وآمن وأيضا إعداد التقارير ولا يزال يستخدم العديد من مسئولي الموارد البشرية هذا المصطلح.
نظام إدارة الموارد البشرية (hrms)
هو عبارة عن نظام أكثر شمولية من نظام HRIS حيث تم استخدامه في بداية الألفينات لوصف برامج الموارد البشرية التي تقوم بتقديم نفس الميزات الخاصة بنظام المعلومات، وقد تم إضافة على هذه الميزات أخرى مهمة مثل إدارة ومتابعة أداء الموظفين وتحليل البناء على المعيطات المحددة، وإعطاء التقييمات والآراء والمراجعات بشأن، كما يصف مصطلح نظام إدارة الموارد البشرية أو (hrms) عادة برامج إدارة الموارد البشرية المحلية التي تكون غير سحابية.
لكم يتسخدم تجاوز بالتبادل مع مصطلح إدارة رأس المال (hcm) للتعبير عن الشئ نفسه، حيث استثمر نظام إدارة الموارد البشرية في نفس العمليات الروتينية الخاصة بإدارة قاعدة المعلومات والبيانات وعمليات التوظيف والكشوفات الخاصة بالرواتب والمزايا وغيرها ولكنه ساعد بشكل كبير في إدارة المواهب في الشركة بطريقة أفضل.
نظام إدارة رأس المال البشري (hcm) 
هو مصطلح يقوم بوصف مجموعة متكاملة من البرامج الخاصة بالإدارة جعل عمليات الخاصة بالموارد البشرية آلية وفي الغالب السحابية، والتي تم تصميمها لتحسين تجربة الموظف حيث يعتمد في نظام إدارة رأس المال البشري أو الاختصار (hcm) على الحلول الرقمية والذكاء الاصطناعي، بالإضافة إلى استخدام أدوات أخرى لتطوير المهام الخاصة بإدارة المواهب وتحليل الأداء والنمو الوظيفي وإدارة التعويضات وأيضا وضع خطط استراتيجية للشركة وإضافة مميزات أخرى مثل إمكانية مشاركة البيانات والمعلومات بين الأقسام المتنوعة.
وفي الختام وإلى هنا نكون قد وصلنا لنهاية حديثنا عن أنظمة إدارة الموارد البشرية الإلكتروني حيث تعرفنا على مميزات برامج أنظمة إدارة الموارد البشرية وتعرفنا على الأنظمة المتنوعة وميزاتها.