العديد من الأشخاص يتساءلون بصفة مستمرة ما هو نظام إدارة الفنادق PMS، حيث يعتبر هذا النظام أنه حل برمجي، يقوم بمساعدة الفنادق على إدارة وأيضاً تنظيم جميع العمليات الخاصة بها، إضافة إلى ذلك الحجوزات وبيانات جميع النزلاء.
وأيضاً تخصيصات الغرف والفواتير، كما يمكن من خلال ذلك النظام تبسيط الكثير من المهمات في الفنادق، وذلك الأمر يساعد الفنادق على زيادة الكفاءة وأيضاً يساعد في تحسين رضا النزلاء بالفندق، ومن خلال مقالنا هذا سوف نتعرف على تفاصيل أكثر حول نظام إدارة الفنادق PMS.
ما هو نظام إدارة الفنادق PMS
الآن سوف نجيب على سؤال ما هو نظام إدارة الفنادق PMS، حيث يعتبر أنه مجموعة برامج شاملة لإدارة الفنادق عن طريق تنسيق الحجوزات بالطرق المتنوعة، كما أنه يعمل على تسهيل أعمال المكاتب الأمامية Front office.
وأيضاً تكاملها مع الحجوزات، والكاشير، أيضاً الإشراف الداخلي(Housekeeping)، والمراجعة الليلة(Night auditing) وبعدها الحسابات وإعداد التقارير في مكان رئيسي واحد، وذلك لإمكانية مساعدة أصحاب الفنادق في إدارة ومراقبة المقاييس الرئيسية الهامة لإدارة أعمالهم والربط بين فروعهم، ويمكن الحصول على ذلك النظام المتميز من خلال شركة مجموعة إرى، فإنها الشركة الأفضل على الإطلاق.
نظام إدارة الفنادق (PMS) من شركة إري
نظام إدارة الفنادق (PMS) من شركة إري هو حل برمجي شامل يساعد الفنادق على أتمتة وتبسيط العديد من عملياتها، يتضمن النظام ميزات واسعة النطاق لإدارة الحجوزات والضيوف والأسعار والعمليات المالية وغيرها، ومن أهم مميزات نظام إري PMS ما يلي:
- إدارة الحجوزات: يتيح النظام إدارة جميع حجوزات الفندق من مكان واحد، بما في ذلك الحجوزات عبر الإنترنت ومن خلال وكلاء السفر ومن خلال الهاتف.
- إدارة النزلاء: يسمح النظام بتخزين معلومات النزلاء وتتبعها، بما في ذلك التفضيلات وتاريخ الحجوزات والمدفوعات.
- إدارة الأسعار: يمكّن النظام من تحديد أسعار الغرف وتغييرها ديناميكيًا بناءً على الطلب والعوامل الأخرى.
- العمليات المالية: يساعد النظام في معالجة المدفوعات وإعداد الفواتير وتتبع النفقات.
- التقارير والتحليلات: يوفر النظام تقارير وتحليلات حول أداء الفندق، مما يساعد أصحاب الفنادق على اتخاذ قرارات مستنيرة.
- الربط مع الأنظمة الأخرى: يمكن دمج نظام إري PMS مع العديد من الأنظمة الأخرى، مثل أنظمة نقاط البيع وأنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM).
مزايا استخدام نظام إري PMS
هناك العديد من المزايا التي تسعى شركة إري لتوفيرها لعمل نظام PMS ، ومنها ما يلي:
- يساعد النظام على أتمتة العديد من المهام، مما يوفر الوقت والمال على الفنادق.
- تيمكّن النظام من تقديم خدمة عملاء أفضل من خلال توفير معلومات دقيقة وحديثة عن الحجوزات والنزلاء.
- يساعد النظام في زيادة الإيرادات من خلال تحسين تسعير الغرف وزيادة الحجوزات.
- يوفر النظام تقارير وتحليلات تساعد أصحاب الفنادق على اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن أعمالهم.
هل نظام إري PMS مناسب لفندقك؟
يعتمد ذلك على احتياجات الفندق وحجمه وميزانيت، بشكل عام، يعد نظام إري PMS خيارًا جيدًا للفنادق من جميع الأحجام، بما في ذلك الفنادق المستقلة والعلامات التجارية الفندقية.
للمزيد من المعلومات حول نظام إري PMS، يرجى زيارة موقع شركة إري الإلكتروني أو الاتصال بممثل مبيعات.
ما الذي يقوم به نظام PMS للفنادق؟
بعد ما أجبنا على سؤال ما هو نظام إدارة الفنادق PMS، سنتحدث الآن عن ما يقوم به نظام PMS للفنادق، وسوف نتعرف على هذه المهام من خلال السطور التالية:
عملية الحجز
- رحلة النزيل تبدأ بمجرد طلب حجز غرفة وبمجرد إنشاء بروفايل خاص بالنزيل بكل البيانات الخاصة به.
- يتم الحجز في الفندق بطرق كثيرة، مثل الاتصال المباشر بالفندق أو من خلال الأنترنت، وتطبيقات الحجز الأونلاين، أو وكالات السفر، أو من خلال الحضور للحجز بشكل مباشر من الفندق،وغيره من الطرق.
- يمكن حجز غرفة برقمها، وذلك يكون نادر حدوثه، أو الحجز بنوع الغرف التي يتم تحديدها على حسب كل فندق سياساته.
- يتم الاستعلام عن المتاح من الغرف والأسعار المتاحة عن طريق Rate query والتسعير يكون حسب نوع الغرفة وعدد الأشخاص والفئات العمرية، فإن لكل غرفة سعة افتراضية وسعة قصوى، كما يتم التسعير بطريقة متنوعة لأيام العطلات الرسمية أو الأعياد، فهذا الوقت فيكون أعلى في السعر من الأيام الأخرى.
- عند مجيء أفواج يتم حجز أكثر من غرفة بأنواع مختلفة أو من نفس النوع، و لكن تكون تحت اسم غرفة نزيل واحد (شخص أو شركة) وتسمى تلك الغرفة Posting master.
المكاتب الأمامية Front Office 
بعد ما أجبنا على سؤال ما هو نظام إدارة الفنادق PMS، سنتحدث الآن عن عمل من أعمال نظام PMS للفنادق، حيث يمكنك الحصول على هذا النظام المتميز من خلال شركة مجموعة إرى، الشركة الأفضل على الإطلاق:
- يتم عن طريقها التسكين بطريقتين، إما التسكين المباشر للنزيل الذي جاء مباشراً للفندق بدون حجز، وينطبق على تلك العملية جميع ما يتم في الحجز من استعلام عن متاح وأسعار وعمل ملف للنزيل، أو التسكين لنزيل قد حجز من قبل في الفندق وفي تلك الحالة يتم نقل كافة بيانات الحجز إلى التسكين.
- كما يتم عن طريقها إضافة المرافقين وتفاصيل البيانات الخاصة بهم و يمكن تعديل التسكين وإعطاء ميزات محددة منها إمكانية المغادرة المتأخرة، سواء كان بمقابل أو بدون، ومد إقامة النزيل في الفندق على حسب إمكانية المتاح، أي أنه متاح المد بدون مع حجز قادم لنفس الغرفة.
- يمكن نقل غرفة النزيل إلى أخرى، وذلك عند طلب النزيل نقله لأسباب محددة منها أن الغرفة غير مناسبة، بشرط أن يوجد غرفة متاحة من نفس نوع غرفة النزيل.
الكاشير
- يمكننا من خلال الكاشير تقييد الخدمات على الغرف منها خدمة المطعم، والمغاسل، أو الخدمات النقدية التي لا تقيد على حساب الغرفة، يمكن الدفع بشكل مباشر للكاشير في خدمة تناول قهوة في مطعم الفندق فقط وغادر.
- يتم استلام مبلغ الدفع من النزلاء بكافة طرق الدفع وترحيل المبلغ إلى Guest ledger وبعدها يتم إغلاق الغرف وضبط حساب الفواتير، وذلك ليكون رصيدها صفر وطباعة الفاتورة النهائية، وفي الغالب يتم ذلك بشكل آلى.
- يمكن مغادرة أشخاص من الغرفة بدون إغلاقها، بمعنى يتم مغادرة مرافق وتظل الغرفة مشغولة، فبالتالي يتأثر سعر الإقامة بإضافة المرافقين أو مغادرتهم.
- يمكن تحديد استمرار خدمة على غرفة Fixed Charge، بمعنى أن يتم ترحيلها يومياً على الغرفة أثناء فترة التكرار،ذلك إذا طلب النزيل تلك الخدمة لعدة أيام من أيام إقامته في الفندق أو طوال أيام الإقامة.
- يمكن عمل توجيه لجميع الخدمات، أو خدمات معينة من فاتورة النزيل إلي فاتورة غرفة أخرى أو شركة Paid by room، وذلك ليتم الدفع عن طريقها.
الإشراف الداخلي
بعد ما أجبنا على سؤال ما هو نظام إدارة الفنادق PMS، سنتحدث الآن عن عمل من أعمال نظام PMS للفنادق.
- يعتبر قسم الإشراف الداخلي أنه من أهم أقسام الفندق، ومن عوامل نجاحه وتحقيق أعلى معدلات ربح وسمعة جيدة له، وذلك في حالة أن تم العمل بشكل منتظم وفعال.
- ويتم ذلك عن طريق نظام،PMS حيث أنه يعمل على تبسيط وتنظيم أعمال موظفين الغرف وتجهيز الغرف قبل وصول النزلاء والنظافة الدورية اليومية وصيانتها أول بأول.
- بتفعيل قسم الإشراف الداخلي في نظام PMS يصبح التنسيق آلي بين قسم الإشراف الداخلي وبين الاستقبال، بحيث يتمكن كل قسم من معرفة حالة الغرف بشكل مباشر من نظام PMS، وأي تغيرات تحدث لحالة الغرف سواء في قسم الاستقبال أو قسم الإشراف الداخلي لا يحتاج إلى تواصل مع الأقسام، بل يظهر في النظام المباشر.
- مثال على ذلك، يتم تحويل الغرفة إلى متسخة عند رحيل النزيل من الفندق، وذلك يظهر مهمة في الإشراف الداخلي بشكل آلي، وبعدها تظهر الغرفة فارغة في الاستقبال.
المراجع الليلي
بعد ما أجبنا على سؤال ما هو نظام إدارة الفنادق PMS، سنتحدث الآن عن عمل من أعمال نظام PMS للفنادق.
- عن طريق المراجع الليلية يتم المراجعة والتدقيق في كافة العمليات الخاصة بعملية الحجوزات، واكتمال بيانات النزلاء والنقدية وأيضاً الرقابة على الصلاحيات الخاصة بعملية الخصومات، ورقابة عقود الشركات ومدتها، وذلك لإمكانية استقبال النزلاء التابعين لشركات، كما يتم مراقبة النزلاء المفترض مغادرتهم من الفندق ولم يغادروا.
- حيث يتم التأكيد من مد الفترة لهم واستخراج تقارير عن كل هذا، وذلك ليتم مناقشته في اجتماع الصباح الذي يتم عمله يومياً مع مدير الفندق وعرض تقارير عديدة أخرى يقوم بطباعتها المراجع الليلي عند إنهاء عملية المراجعة اليومية.
تابع المزيد: ما هو السند الالكتروني؟
التقارير والحسابات
بعد ما أجبنا على سؤال ما هو نظام إدارة الفنادق PMS، سنتحدث الآن عن عمل من أعمال نظام PMS للفنادق، حيث يمكنك الحصول على ذلك النظام الممتازمن خلال شركة مجموعة إرى المتميزة:
- القيود يتم ترحيلها إلى الجزء الخاص بالحسابات في برنامج PMS بعد عرضها ومراجعتها والتأكد من مطابقتها للحركة.
- كما يتم متابعة المديونية للشركات وأيضاً متابعة تسويتها في السداد و متابعة مديونية النزلاء الذين غادروا الفندق ورصيد الفواتير الخاصة بهم النهائية ليس مصفر، وعند دفع المبالغ المطلوبة يتم تسوية فواتيرهم، أو يتم اعتبار المبلغ خصم يتحمله الفندق أو دين معدوم، وذلك إذا كان الرصيد لصالح النزيل.
- بالنسبة إلى التقارير فإنه بامتلاك نظام PMS سوف تحصل على الكثير منها مثل تقارير مدير الفندق، تقارير كشوفات الفندق، تقارير المقبوضات والمدفوعات، تقرير الخصومات، تقارير الإيرادات، ملخص النقد، تقارير الخدمات النقدية، وغيرهم.
إلى هنا نكون قد وصلنا إلى ختام مقالنا والذي من خلاله تم الإجابة على سؤال ما هو نظام إدارة الفنادق PMS وهو أحد الخدمات التي تقدمها شركة إرى بجانب العديد من المزايا التي توفرها لجميع عملائها.