تعتبر الخدمات الذاتية الإلكترونية من أفضل الأنظمة المساعدة للموظفين في إتمام العديد من الخدمات بدون مساعدة من أحد، حيث يتيح الخطوات بطريقة إلكترونية تمكنهم من توفير الوقت والإجراءات المعقدة، يمكن لأي موظف الحصول على بياناتهم الوظيفية المختلفة واللوائح الخاصة بالموارد البشرية دون الاستعانة بإدارة الموارد البشرية.
الخدمات الذاتية الإلكترونية
تمكنت الإدارة الإلكترونية للملف الشخصي الخاص بالموظف تقليل العديد من الخطوات والأعمال الخاصة بخدمة الموظفين، ويمكن بتوفير التدريب الجيد للموظفين على استخدام النظام الإلكتروني تقليل الجهد والوقت وعدد الموظفين في كافة المؤسسات.
ماهية نظام الخدمة الذاتية
هي وسيلة إلكترونية تم استحداثها لمساعدة الموظفين باختلاف مستوياتهم الوظيفية في المؤسسة من الوصول لكافة البيانات الشخصية الخاصة بهم بعمل صحة لكل موظف متصلة بإدارة الموارد البشرية بها كافة تفاصيلهم من طلبات إجازات، طلبات السلفة، كافة الجزاءات والخصومات، عدد ساعات العمل والراتب المتحصل عليه، تسجيل الحضور والانصراف عن طريق البصمة أو الباركود الخاص بالموظف وغيرها من التفاصيل الخاصة بالعميل من داخل إدارة الموارد البشرية.
الهدف من نظام الخدمات الذاتية الإلكترونية
بواسطة استخدام الخدمة الذاتية للموظفين يتمكن الجميع من جلب كافة البيانات الخاصة بهم، بدون مساعدة أو الذهاب إلى إدارة الموارد البشرية مما يقلل من الأعباء على الإدارة، وتقليل الكثير من الوقت والمال المبذول، ويساعد ذلك على تحسين الأداء الكلي نظرا للتفرغ الإدارات إلى التطوير في المؤسسة، يمكن حصول الموظف على الصفحة الخاصة به من أي هاتف محمول لا يتطلب أي شروط غير الرقم السري الخاص به للدخول إلى صفحته على التطبيق.
خدمات نظام الخدمة الذاتية للموظفين
يقوم نظام الخدمات الذاتية الإلكترونية على أساس توفير كافة الخدمات التي يحتاجها الموظف دون إضاعة وقته أو وقت إدارة الموارد البشرية للحصول على أي معلومة، فيدخل الموظف إلى البرنامج بخطوة واحدة ويدخل إلى كافة بياناته بشكل مفصل، ويمكن عرض بعض الخدمات التي تدور للموظف من خلال البرنامج وهي:
- الدخول إلى الملف الخاص بالعميل ومتابعة كافة المعلومات الخاصة بعمله.
- استرجاع كافة تفاصيل الوظيفة التي يشغلها، والمميزات التي يمكنه الحصول عليها من خلال اتباع خطوات يمكنه أن يكون لا يعلمها.
- مراجعة الخصومات التي توقيعها عليه، أسبابها، المكافآت وغيرها من التفاصيل الكلية الراتب المتحصل عليه.
- مراجعة رصيد الإجازات ومعرفة الإجازات التي يمكنه الحصول عليها.
- تقرير مفصل عن الأداء والإنتاجية وسبل التطوير الخاصة بوظيفته الحالية.
أهمية استخدام الخدمات الذاتية الإلكترونية
يتم إضافة جميع بيانات الموظف في مكان واحد يتم عرضه بكل سهولة عند طلب تلك البيانات، وعرض كافة اللوائح والقوانين الحاكمة للنظام، مما يؤثر في العديد من الجوانب أهمها:
- توفير الوقت والجهد الضائع لدى إدارة الموارد البشرية عند اتجاه الموظف إليها للإجابة على أسئلة قد تكون متكررة من العديد من الموظفين طوال الوقت، فما على الموظف إلا الدخول والبحث ثم الحصول على الإجابة.
- تطبيق استخدام الخدمات الذاتية يزيد معدل الرضا الوظيفي لدى الموظفين، حيث يمكنهم التحكم الكامل في حياتهم المهنية من خلال الهاتف النقال، مما يزيد الكفاءة الإنتاجية.
- دقة البيانات التي يحصل عليها الموظف.
التحول الرقمي بواسطة نظلم الأودو
إدارة المشاريع بواسطة هذا النظام تعزز خطط التحول الرقمي في المؤسسات المختلفة، ويمكن الاستفادة منها في تنفيذ كافة أهداف المنشأة من خلال شركة ارى ويمكن توضيح أثرها في المجالات التالية:
التطوير المؤسسي
يتم عمل العديد من التعديلات على سياسات المؤسسة التي تستخدم نظام الأودس وتنفيذ كافة التوصيات التي تؤدي إلى اقصي استفادة للموظفين وأصحاب المشروعات.
إدارة دائمة للمشاريع المختلفة
يتم بواسطة النظام عمل التحليل اللازم، خطط التنفيذ المختلفة، مراجعة خط سير العمل، والتوافق مع سياسات الاودو، وعمل كفة التعريفات التي تمكن الشركة من الوصول إلى كافة النتائج المرجوة، مثل الوصول إلى الخدمات الذاتية الإلكترونية لكافة العاملين فيها.
معالجة كافة أقسام الشركة
يتم عمل التعديلات المطلوبة على سياسات الأقسام مثل المبيعات والمشتريات والموظفين والموارد البشرية حسب السياسات الموضوعة والنتائج التي تسعى الشركة الوصول إليها.
التدريب والتوجيه
يتم التدريب الجيد لكافة الموظفين في المؤسسة على كافة مهارات استخدام التطبيق يمكنهم من تجربة الأداء الأفضل علي الإطلاق، ويتم ذلك باستخدام كافة الوسائل للوصول إلى مستوى ممتاز من استخدام الخدمات الذاتية الإلكترونية، باستخدام الفيديوهات التعريفية والشرح العملي اون لاين واوف لاين.
الدعم باستمرار
يتم توفير إمكانية الاستفسار دائما عن أي مشكلات قد تواجه العاملين في المؤسسة لضمان الفهم الكامل وتحقيق أقصى استفادة من استخدام التطبيق.
مميزات نظام أودو
يتميز هذا النظام بالعمل بشكل احترافي على جعل المؤسسة التي تستعين به علي اعلي مستوي من الجودة والأداء، وتم اعتماد النظام كأفضل شريك ذهبي في أنحاء الشرق الأوسط وشمال أفريقيا خلال 2021، معرفة أدوات التدريب التي تمكن المستخدمين من الفهم الكامل لكيفية الاستفادة القصوى من البرنامج، بالإضافة إلى توفير قدر عالي من الأمان والخصوصية، والالتزام أمام المستخدمين بتلبية احتياجاتهم المختلفة.
الاستعانة بالتحول الرقمي في شركتك
يمكن الحصول على الكثير من النتائج الإيجابية على شركتك مثل اتباع سياسة الخدمات الذاتية الإلكترونية وغيرها مثل
- تطوير البرامج والأقسام المختلفة داخل شركتك حسب قدرة الموظفين والإدارات على التحول الرقمي.
- استخدام الفاتورة الإلكترونية في معاملاتها الرسمية.
- الربط بين حسابك البنكي وحساب شركتك للتحصيل علي حاب واحد.
- يمكنك تغطية كافة قطاعات المنشأة داخل مظلة النظام.
- توفير كافة عوامل الأمان والحماية لخصوصية جميع قطاعات الشركة.
- إمكانية الدخول من خلال أي جهاز أو هاتف محمول.
بعض أقسام برامج الخدمة الذاتية المتاحة للموظفين
تتعدد المهمات والأقسام الموجودة في أنظمة الخدمة الذاتية للموظفين ومنها:
- تسجيل كافة الطلبات والموافقة عليها أو رفضها من قبل المدير المسؤول.
- طلب إذن بيوم عمل إضافي أوفر تايم.
- تقديم طلبات الغياب بأنواع الغياب المختلفة.
- دخول أو مبكر أو إذن بوقت إضافي.
- طلبات السلف والاقتراض على الراتب.
- الأذن بمأموريات تابعة للعمل أو خط السير.
خطوات عمل الطلب من خلال الخدمة الإلكترونية للموظفين
يقوم الموظف بالدخول إلى البرنامج أو الابلكيشن الخاص بالشركة بالطريقة التي تم التدريب عليها من قبل المسؤولين، فتح الصفحة الشخصية الخاصة به من خلال البرنامج، اختيار الخدمة التي يريدها من خلال تبويبات الأقسام الموجودة، فمثلا الموظف يريد تقديم طلب إجازة، يقوم بالدخول إلى الإجازات واختيار تقديم طلب، ثم القيام بالخطوات المطلوبة وتقديم طلب الإجازة وسوف يتم الرد عليه بإيميل بعد موافقة أو رفض المدير المسؤول وبذلك انتهت العملية بدون تحرك الموظف إلى إدارة الموارد البشرية وبدون إهدار أي وقت أو تضييع جهد بشري من قبل أي موظفين آخرين في الشركة أو المؤسسة.
في النهاية يمكن اعتبار الخدمات الذاتية الإلكترونية الوسيلة المثالية لوصول الموظف إلى كافة البيانات واللوائح والقوانين العامة بالشركة التي عمل بها دون الحاجة إلى مساعدة من موظفي دعم أو إدارة الموارد البشرية لتوضيح المعلومات التي قد تكون غائبة عنه، مما يوفر على الشركة وموظفيها الكثير من الوقت والجهد والأموال المهدرة.