نظام إدارة مكاتب المحاماة

1. النظام يشرح نفسه

على الكمبيوتر تظهر لوحة شرح ثابتة عند التوقف فوق الزر أو الحقل أو التبويب، ويمكن تصغيرها أو طلبها بزر شرح أو F1. على الهاتف فعّل وضع الشرح ثم المس العنصر؛ في هذا الوضع لا ينفذ الزر حتى تضغط إنهاء الشرح.

يظهر الشرح التلقائي لأول بطاقة قضية وأول سجل متابعة فقط لتجنب التكرار. داخل دليل الاستخدام يتوقف الشرح المنبثق حتى لا يحجب النص. فتح الشرح لا يحفظ سجلاً ولا يرسل طلب ذكاء أو توقيع.

2. إنجاز العمل من داخل القضية

ملف القضية هو نقطة العمل. أزرار إضافة جلسة أو وثيقة أو اتفاق أو مهمة ذكاء أو تكليف مستشار خارجي تفتح نافذة مؤقتة، ويعيد حفظها أو إغلاقها تحديث الملف.

1. ابحث عن القضية أولاً.
2. راجع التعارض ثم استكمل القبول.
3. أنشئ الجلسة أو المهمة من الملف وحدّث السجل نفسه بعد التنفيذ.
4. ارفع المستند وابدأ التفريغ عند الحاجة.
5. شغّل مهمة الذكاء واحفظ الإجابة التي راجعتها كمسودة مستند.

3. أين تجد كل شيء

4. استخدام أعمالي

ابدأ يومك من أعمالي. ابحث باسم الموكل أو عنوان القضية أو رقم ناجز. تجمع قائمة يحتاج إلى متابعة الجلسات والمواعيد القريبة والمهام المتأخرة والوثائق التي تحتاج مراجعة، ومع إضافة المستشارين تظهر تسليماتهم بانتظار مراجعة المكتب.

قسم ملخص المكتب والفوترة يعرض مؤشرات حسب الدور. للمحاسب تظهر الإيرادات والتكاليف وتكلفة المحامين وصافي الربح والمحصل والمتبقي. المؤشرات المالية تخص الشركة الحالية وبعملتها، ولا تشمل مصروفات المكتب العامة غير المرتبطة بقضية.

5. فحص التعارض عبر علاقات الأطراف

توسع علاقات الأطراف الفحص ليشمل الملكية والعضوية والتمثيل والارتباط، لكنها مؤشر للمراجعة وليست قراراً تلقائياً. يعتمد المدير العلاقة بعد توثيق المصدر وتواريخ السريان. يبحث الفحص في العلاقات السارية حتى مستويين مع منع الدوران في الشبكة، وتظهر القضايا المتأثرة في أعمالي عند تغير علاقة مؤثرة دون إلغاء تلقائي.

٢. فتح قضية جديدة

ابحث أولاً. عند فتح قضية أدخل الموكل ونوع القضية والمحامي والعنوان، وأضف الخصوم بدقة. قسم إضافة التكاليف والأتعاب اختياري. إذا كانت نتيجة التعارض سليمة يقبل المعالج القضية تلقائياً؛ وعند وجود مطابقة تبقى مسودة حتى مراجعة المدير. إذا تُرك العنوان فارغاً يعطي النظام مرجعاً يبدأ بـ LAW.

7. فحص التعارض وسجل النتائج

يقارن النظام أطراف القضية بجميع القضايا المؤكدة والمغلقة في الشركة، وليس فقط ما يراه المستخدم الحالي. طرق المطابقة: نفس جهة الاتصال، نفس الهوية أو السجل التجاري، أو اسم متشابه بعد توحيد الكتابة. راجع القضايا ← سجل التعارضات، وأعد الفحص عند تغير الموكل أو إضافة طرف جديد، واكتب سبباً واضحاً عند التجاوز.

8. الجلسات والمهام وتفريغ وثائقها

للجلسة أدخل الموعد والمحامي ثم احفظها وأكدها. بعد انعقادها اكتب ما جرى ثم أكمل الجلسة. إلغاء الجلسة يحذف موعد التقويم ويحفظ السجل والوثائق، ويمكن استرجاعها كمسودة من مرشح ملغاة.

للوثائق الرسمية ارفع الصك أو المحضر من الجلسة، وابدأ التفريغ من الوثيقة، وتابع الصفحات المقروءة، ثم صحح النص المستخرج واحفظه. عند تشغيل مهمة تفريغ الصك أو المحضر إلى الجلسة راجع الإجابة وطبّقها مرة واحدة حتى لا يتكرر النص أو الموعد.

إذا أمكن استخراج النص محلياً يرسل النص المنقح، أما المسح بلا طبقة نص فيرسل كملف أو صور صفحات بلا تنقيح. عند توقف القراءة افتح مراجعة طلب التفريغ وعدّل الطلب عند الحاجة.

9. رفع المستندات ومراجعتها وأرشفتها

يبدأ المستند مسودة، ثم يرسل للمراجعة ويعتمده مراجع مستقل أو يرفضه. لا يظهر في البوابة إلا إذا كان نشطاً ومعتمداً ومنشوراً. تغيير الملف يعيده للمراجعة ويلغي نشره.

• طلب تفريغ نشط واحد للوثيقة؛ إعادة فتحها تعرض الحالة ولا تنشئ إرسالاً موازياً.
• الأرشفة تخفي الوثيقة من القائمة والبوابة وتحفظ ملفها ونصها وسجلها، والاستعادة لا تعيد النشر تلقائياً.
• خيار مستند مالي يحجب الملف عن من فُعل له إخفاء البيانات المالية، ولا يفحص النظام الملفات اليدوية تلقائياً بحثاً عن مبالغ.

10. حساب المدد والعطل والتوقف

تعمل الحاسبة بقواعد وتقويمات يعتمدها المكتب. يحدد المدير الإجراء والجهة ونوع الواقعة وفترة السريان وعدد الأيام، ويعتمد التقويم والعطل وفترات التوقف. إذا لم يكف نطاق التقويم يتوقف الحساب بدل التخمين. لا يتغير التاريخ المعتمد بصمت عند تغير الجهة أو فترات التوقف أو تقاعد قاعدة؛ يظهر تنبيه مراجعة في أعمالي.

11. العقود: النسخ والمراجعة والتفاوض والتوقيع

كل نسخة عقد لها رقم وبصمة وملف محفوظ لا يستبدل. المقارنة تعرض فروق النص المستخرج مع حدود الاستخراج. النسخة الجديدة تبدأ مسودة ولا ترث اعتماد السابقة. الجولات الخارجية تمنح الطرف نسخة محددة ورسائلها وملفاتها فقط لمدة محددة. لا يعد العقد موقعاً إلا عند رجوع ملف PDF موقع ببصمة صحيحة من المزود.

12. تشغيل مهمة ذكاء من القضية

1. اختر مهمة جديدة أو صياغة مستند من تبويب الذكاء والصياغة.
2. حدد المستند أو السؤال والوقائع الناقصة.
3. راجع قائمة سيُشارك ومعاينة البيانات التي ستُرسل.
4. ابدأ المهمة وأكد الإرسال؛ يفتح النظام النتيجة مرتبطة بالقضية.
5. راجع الإجابة والاستشهادات ثم احفظها كمستند مسودة عند الحاجة.

تكرار المدخلات يفتح النتيجة السابقة، ولا يسمح إرسال جديد إلا عند تغيير مؤثر في السؤال أو النص أو البيانات المشاركة.

13. اختيار مسار الذكاء ومراجعة الإجابة

استخدم مهمة الذكاء أو اسأل الذكاء للعمل الرسمي المرتبط بالقضية لأنه يسجل الموافقة ويطبق التنقيح ويحفظ سجل الإرسال. زر الذكاء في الشريط العلوي للتفكير السريع ولا يستخدم للمواد الحساسة. البحث النظامي العام مناسب للسؤال عن قاعدة نظامية دون ربط بقضية. إجابة الذكاء مسودة وليست رأياً قانونياً نهائياً.

14. مراجعة التكاليف بالذكاء وانتظار النتيجة

من تقييم التكاليف اضغط مراجعة التكاليف بالذكاء، وراجع التعليمات ومعاينة الإرسال. يسمح النظام بطلب نشط واحد لكل قضية؛ فتح الإجراء أثناء المعالجة يتابع الطلب الجاري. بعد اكتمالها تظهر الإجابة في قسم تقييم التكاليف. الذكاء يقترح ملاحظات ولا يعتمد التقييم أو اتفاق الأتعاب.

15. تسجيل العمل الداخلي وتكلفة القضية

يسجل العمل الداخلي مدة العمل وتكلفته ولا توجد فوترة بالساعات في هذا المسار. يكتب المحامي الوصف والتاريخ والمدة، ثم يرسل السجل لمشرف مستقل. بعد الاعتماد تثبت نسخة التكلفة. عند اختيار العمل الداخلي مصدراً للتكلفة يضبط المحاسب تكلفة الشخص لكل ساعة وفترة سريانها، أو يعتمد القيود المحاسبية المرحلة كمصدر.

16. تجهيز المحاسبة قبل أول فاتورة

راجع الشركة ودليل الحسابات والدفاتر والعملة، ثم منتجات الخدمات القانونية وحسابات الإيراد والمصروف والضرائب. راجع الخطة التحليلية للقضايا القانونية؛ ينشئ النظام مركز القضية تلقائياً ضمنها. اضبط إعدادات أمانات الموكلين، واربط المحامين بالموظفين وتكلفة الساعة عند الحاجة، وامنح دور المحاسب القانوني مع صلاحيات محاسبة Odoo المناسبة.

٦. تقييم التكاليف والأتعاب والفوترة

تقييم التكاليف داخلي ومستقل عن أتعاب الموكل. يسجل نطاق العمل والافتراضات والرسوم والخبراء والاحتياطي ويعتمده المشرف. بعد الاعتماد يمكن تفعيل اتفاق أتعاب بمبلغ مقطوع أو دفعات مرحلية أو أتعاب نجاح، والأتعاب بالساعة مستبعدة في المسار الجديد. تجهيز الفاتورة ينشئ مسودة للمراجعة، وترحيلها يثبت الإيراد والمستحق. الأمانات منفصلة ولا تستخدم تلقائياً.

18. مصروفات القضية وفواتير الموردين

حدد هل المصروف يتحمله المكتب، أو يتحمله ثم يطالب الموكل به، أو يدفع من أمانة الموكل، أو هو مصروف عام للمكتب. اعتماد المصروف خطوة تشغيلية؛ التكلفة لا تدخل الربحية إلا بعد تجهيز فاتورة المورد وترحيلها. المصروف المدفوع من الأمانة لا يضاف إلى فاتورة العميل مرة أخرى.

19. مراكز التكلفة وقراءة الربحية

لكل قضية هوية تحليلية. الإيراد هو البنود المرحلة، والتكاليف المباشرة هي المصروفات المرحلة، وتكلفة المحامي هي ساعات العمل مضروبة في التكلفة المحفوظة. ربح القضية = الإيراد − التكاليف المباشرة − تكلفة المحامي. المحصل والمتبقي يعكسان تسويات فواتير العملاء بما فيها الضريبة ولا يساويان دائماً النقد في البنك.

20. أمانات الموكلين

الأمانة تبقى التزاماً للموكل حتى تستخدم لتسوية فاتورة مرحلة أو للدفع نيابة عنه أو ترد إليه. الإيداع والصرف لا يدخلان إيراد المكتب أو تكلفة القضية. لا يسمح النظام برصيد أمانة سالب، ولا بإغلاق قضية للموكل مع وجود رصيد أمانة غير مسوى لدى الشركة.

21. تجهيز اتفاق الأتعاب للتوقيع

من اتفاق الأتعاب اضغط تجهيز طلب توقيع، واختر المزود والمستند من القضية. الحفظ لا يرسل الطلب. تابع الحالة والمرجع من طلبات التوقيع، وتأكد أن تغيير الملف بعد تجهيز بصمته يمنع إرسال نسخة مختلفة عبر الطلب نفسه.

22. طلبات الموكل والمرفقات الواردة

يجمع الطلب رسائل الموكل وردود المكتب وملفات الطرفين. يمكن للموكل إرسال طلب أو استشارة أولية من البوابة بحسب الأنواع المتاحة. يرد المحامي أو يطلب معلومات أو يكمل الطلب، والملاحظات الداخلية منفصلة عن الرسالة المرئية للموكل. مرفقات الطلب تحفظ كمستندات مسودة عند الحاجة ولا تنشر ولا ترسل للذكاء تلقائياً.

23. المستشارون الخارجيون وبوابتهم

التكليف الخارجي لعمل محدد مثل مراجعة تقرير أو إعداد مذكرة. يرى المستشار عنوان التكليف وتعليماته ومواعيده ونسخ الملفات المختارة ومحادثته فقط، ولا يرى كامل القضية أو أتعابها. يدخل من /my/legal-assignments، يقبل التكليف، يرسل أسئلة أو تسليماً. يحفظ المكتب ملفات التسليم في القضية كمسودات ثم يقبل العمل أو يطلب تعديلاً. يمكن إلغاء الوصول أو تجديده أو أرشفة التكليف مع حفظ سجل الوصول.

24. ما يراه الموكل في البوابة

يدخل الموكل إلى /my/legal-cases أو /ar/my/legal-cases ويرى قضاياه المقبولة فقط. يظهر له الجلسات المؤكدة والمنعقدة، الأطراف الظاهرة في البوابة، المستندات المعتمدة المنشورة، فواتيره المرحلة ورصيد أماناته. لا يرى المسودات أو الملاحظات الداخلية أو تفاصيل الوقت والمصروفات أو توزيع الفريق.

١٠. الأدوار والصلاحيات

الأدوار الأساسية: موظف، محامٍ، مشرف، مدير، محاسب، ومستشار خارجي. خيار إخفاء البيانات المالية والأتعاب يحجب صفحة التكاليف والأتعاب والقوائم والمؤشرات المالية وطلبات الذكاء المالية حتى لمن لديه دور محاسب أو مدير، ولا يمنح إلغاؤه صلاحيات محاسبية جديدة. تكليفات المستشارين تؤرشف بدل حذفها لحفظ الرسائل والتسليمات وسجل الوصول.

26. روتين عمل مقترح

• يومياً للمحامي: راجع أعمالي، حدّث التكاليف، أكد جلسات الغد، واكتب ما جرى، وراجع تسليمات المستشارين.
• أسبوعياً للمشرف: راجع التعارضات الموقوفة والتوزيع والتقييمات وتكليفات المستشارين والوصول المنتهي.
• أسبوعياً للمحاسبة: راجع الأتعاب والمصروفات والفواتير والأمانات والتحصيل والمطابقة.
• شهرياً للمدير: راجع إجابات الذكاء، أرصدة الأمانات، سجل التدقيق، وربحية القضايا والموكلين.

27. التدريب على دورة العمل

استخدم بيئة تدريب معزولة. من الإعدادات ← السجلات والصيانة ← بيانات التدريب يستطيع المدير تحميل بيانات مكتب تجريبي. جرّب أعمالي، تسجيل جلسة، رفع مستند ومراجعته، التكاليف واتفاق الأتعاب، فاتورة مسودة، وعرض البوابة. لا تحمل بيانات التدريب في قاعدة العمل الفعلية.

28. حدود النظام

• لا يوجد تكامل آلي مع ناجز؛ تحفظ الأرقام والروابط يدوياً.
• المدد والعطل والتوقفات تحتاج قواعد وتقويمات واعتماداً من المكتب، والمحامي مسؤول عن اعتماد التاريخ الملزم.
• لا يستبدل النظام موديولات الضريبة السعودية l10n_sa وl10n_sa_edi.
• إجابة الذكاء مسودة وليست رأياً قانونياً نهائياً.
• علامة سري ليست قاعدة صلاحية؛ التحكم الفعلي من فريق القضية وتقييد المستند.
• وظائف الذكاء أو التوقيع أو المستشارين تظهر عند تركيب إضافاتها ومنح الصلاحية.
• بوابة المستشار لا تتضمن أتعابه أو فوترة الساعات ولا تنشر التسليم للموكل تلقائياً.

29. أسئلة شائعة أثناء العمل

ابدأ بقراءة رسالة النظام ثم راجع الخطوة السابقة اللازمة للإجراء. بعد تحديث النظام أعد تحميل الصفحة للحصول على القوائم والشروح الحالية.