أقسام شؤون الموظفين واهم مسؤولياتها

أقسام شؤون الموظفين هي عبارة عن تخصصات هامة فهي جزء من تخصصات إدارة الموارد البشرية، حيث إن المهام الأساسية لقسم شئون العاملين هي القيام بمتابعة الموظفين، إلى جانب التوافق الحكومي، وتطبيق كافة السياسات العامة

 فهو يعتبر الوسيط الذي يربط بين النظام الإداري للشركة وبين كافة الموظفين، وهذا يشمل دور الشركة في حصر كافة بيانات الموظفين وتوفيق جميع أوضاعها مع جميع الجهات الحكومية، كما يقوم بالتأكد من مدى التزام الشركة بجميع القوانين الحكومية.

 الخاصة بكافة هذه التأمينات الاجتماعية ومكتب العمل، وهذا عن طريق تولي المهام اللازمة لدعم الشركة والتأكد من مدى توافقها مع جميع اللوائح والأحكام وكذلك القوانين، إلى جانب التزام الموظفين بجميع الإجراءات والسياسات والقوانين الداخلية للشركة والتزامها بالإطار القانوني، حيث يقوم قسم شئون العاملين بتولي كافة مهام وإجراءات هدفها التأكد من مدى الالتزام بالقوانين.

أقسام شؤون الموظفين

يمكن العمل على تحديد الوصف الوظيفي الخاص بباحث شئون العاملين بأنها الوظيفة المختصة بدعم وكذلك مساعدة قسم الموارد البشرية وذلك من أجل أداء كافة المهام بشكل دقيق ومنظم، وتشمل هذه المهام المشتركة توظيف الموظفين الجدد للشركة، إلى جانب الحفاظ على كافة سجلات الموظفين، لذلك استعرض كافة المتقدمين للوظائف، وكذلك إجراء مقابلات مع المرشحين.

 إضافة إلى ذلك تختص وظيفة باحث شئون العاملين بتنفيذ وتفسير وشرح جميع القوانين والقواعد واللوائح والمساهمة في إعداد كافة الإعلانات للوظائف المفتوحة ووضع كافة الإعلانات، وأيضًا طريقة تطبيق كافة هذه المبادئ على حالات العمل الفعلية من ضمن سياسات وإجراءات الشركة، حيث يقوم أيضًا بتطوير كافة الإجراءات اللازمة للالتزام بالقوانين الجديدة، وإدارة جميع الأزمات القانونية الخاصة بالشركة.

أهم المسؤوليات التابعة إلى مدير شؤون الموظفين 

 مدير شؤون الموظفين مسؤوليته هي تحمل إدارة ومتابعة الأمور الخاصة بكافة موظفي المؤسسة، ويتعين عليه أيضاً تحمل مسؤولية كافة العاملين فيها، لذا من الضروري أن يكون دائم الاتصال المباشر معهم، وهو من يعرف كافة أقسام شؤون الموظفين، حيث يمكن تلخيص دور مدير شؤون الموظفين في الآتي:

مساعدة الإدارة العليا

تعتبر الإدارة العليا مجموعة أشخاص يتلخص هدفهم في وضع وكذلك تخطيط وإقرار كافة السياسات الأساسية للشركة، لذلك يكون مدير قسم شؤون الموظفين من الأشخاص الأساسيين الذين يصوغون إلى كافة سياسات وظيفة شؤون الموظفين. 

إسداء النصائح للمدير المباشر وهذا بوصفه خبير موظفين

حيث يعمل مدير شؤون الموظفين عمل مستشار لكافة الموظفين، ويساعد جميع المديرين المباشرين على التعامل مع كافة شؤون الموظفين على اختلافها وتلك من أقسام شؤون الموظفين، ويساعده أيضاً في عمله هذا بعض من الموظفين المتخصصين، مثل منسق شؤون الموظفين، موظف أو من الممكن موظفة الموارد البشرية. 

مساعدة الموظفين

وهذا لكون مدير شؤون الموظفين يعمل عمل المستشار، فإنه يتعامل مع كافة مشكلات وشكاوى الموظفين ويوجههم، وكذلك يحاول حلها لهم بأفضل الطرق المتاحة، والتي منها أن ينفذ وذلك باعتباره صلة وصل بين الإدارة العليا والعاملين الأمور التالية:

متابعة جميع الإجراءات المتعلقة بالموظفين

جميع الإعارات واستحقاقات النقل من فرع لفرع، وكافة الانتداب والزيادات السنوية على الأجور والعلاوات المالية، وذلك مع تسجيلها وأرشفتها على الكمبيوتر في مجلدات تكون خاصة بها.

الذهاب إلى المؤسسات الحكومية

ويحدث ذلك لإنهاء كافة الأمور التي تكون ذات الصلة بمصلحة العمل والموظفين التابعين لقسمه.

وضع الخطط وتمثيل الشركة

يضع مدير شؤون أقسام شؤون الموظفين كافة الخطط الخاصة بهذا بقسمه، ويشرف على كل تفاصيل تنفيذها إشرافًا مباشرًا، ونظرًا إلى أنه على اتصال بشكل مباشر مع الموظفين، فهو يتولى مسؤولية تمثيل الشركة في لجان تعيينها كافة الجهات الحكومية.

تجهيز وطباعة الخطابات ذات الصلة

يتولى مدير شؤون الموظفين تجهيز وطباعة كافة الخطابات الخاصة بعمل شؤون الموظفين، وهذه تتم المصادقة عليها من مدير قسم الموارد البشرية، ومن ثم بعد ذلك يرسلها إلى الجهات المعنية، سواء كانت في داخل الشركة أم خارجها، مع حفظ نسخ منها في المجلدات الخاصة بها.

مدى أهمية إدارة شؤون الموظفين

توجد أهمية كبيرة لإدارة شؤون الموظفين لأن من خلالها توجد أقسام شؤون الموظفين، حيث تعتبر إدارة شؤون الموظفين هي حجر الأساس في أي مؤسسة، فإذا لم تكن ذا فاعلية وتساهم حقا في الاحتفاظ بكافة الموظفين ومن أهميتها الآتي:

•  تنخفض الإنتاجية في داخل مكان العمل، وسوف يزداد معدل التسرب الوظيفي بين الموظفين، حيث 
• تلعب الإدارة الفعالة دورًا فاعلاً في توظيف كافة العاملين الذين يتمتعون بكفاءات عالية، ومن ثم رفع إنتاجية المنظمة، وجني المزيد من الأرباح.
•  تساهم أيضاً إدارة الموظفين الفعالة في تدريب كافة الموظفين وتطوير جميع أدائهم وذلك لتنفيذ كافة مهام العمل بأعلى جودة ممكنة وتلك من أقسام شؤون الموظفين.
• في مقدرة إدارة كافة الموظفين تكوين وكذلك قيادة فريق يكون متمكن من خلال اختيار أفضل الموظفين، حيث يكون ذلك إلى جانب معرفتهم بكافة ملفاتهم الشخصية، وبطبيعة علاقتهم مع زملائهم، مما يساهم ذلك في تحسين كافة خدمات المؤسسة، وزيادة جودتها وفاعليتها.

أبرز مهام شؤون الموظفين

ولا تختلف كثيرا كافة مهام موظف شئون العاملين بالقطاع الخاص عن باقي القطاعات ومن أهم مهام مدير شؤون الموظفين الآتي:

• أن يتم النظر في كافة طلبات التوظيف المقدمة من خلال الأقسام وتحديد كافة المتطلبات وكذلك المعايير الخاصة بتعيين الموظفين والتحقق من تطابق كافة هذه المعايير.
• تتم أيضاً إعداد وتنظيم كافة وثائق وملفات الموظفين وتجهيز العقود.
• كذلك العمل على تخطيط وتحديد كافة الإجراءات الإدارية التي تربط بين النظام الإداري للشركة وبين كافة الموظفين العاملين فيها.
• فمن مهام موظف شؤون الموظفين أيضا التحسين الدوري إلى جانب التطوير من كافة الإجراءات الإدارية داخل الشركة.
• يتم التأكد من مدى التزام الموظفين بكافة الإجراءات وكافة السياسات والقوانين الداخلية للشركة.
• يتم إعداد كشوف جميع رواتب الموظفين وتوقيع كافة الجزاءات والحوافز وهذا طبقاً لكافة قوانين الشركة التابعة إلى أقسام شؤون الموظفين.
• وأخيرا فمن مهام مسؤول شؤون الموظفين تحديد كافة احتياجات الموظفين من دورات تدريبية لتنمية مهاراتهم ومعرفة أقسام شؤون الموظفين.

أهم المؤهلات والدورات التدريبية المطلوبة لموظف شؤون الموظفين

توجد عدة مؤهلات هامة للغاية لموظف الشؤون لتنظيم كافة أقسام شؤون الموظفين ومنها الآتي:

• يجب الحصول على درجة البكالوريوس في إدارة الموارد البشرية، أو بكالوريوس بإدارة الأعمال، أو حتى في مجال ذي صلة بالموارد البشرية.
• كذلك يجب أن تتوافر الخبرة في مجال شؤون الموظفين عن طريق التدريب والعمل في كافة الشركات والمنظمات المتنوعة وكافة مجالات العمل المختلفة.
• الحصول على عدة شهادات أو تراخيص إضافية وكذلك معتمدة في كافة مجالات الموارد البشرية وذلك حتى تكون مرشحًا مؤهلاً.
• أيضاً امتلاك كافة المهارات أو الخبرة في إدارة العلاقات بين جميع الموظفين، وإدارة المزايا، وإجراء عدة مقابلات خاصة بالتوظيف والإنهاء.
• الحصول على عدة دورات تدريبية مكثفة وكذلك متابعة التحديثات والتطورات الخاصة بقوانين التوظيف والتسوية النزاعات، وهذا ما تسعى لتقديمه شركة إرى ومن الممكن زيارة موقعها الرسمي من هنا

في ختام المقال تناولنا الحديث عن أقسام شؤون الموظفين وعن أهم المؤهلات التي يجب على موظف الشؤون أن يكون حاصل عليها، إلى جانب أهم مهام شؤون الموظفين.