نظام ادارة الموارد البشرية هو من الأساسيات في سوق العمل في الوقت الحي ومع التطور الرقمي والتكنولوجي في جميع المجالات والقطاعات باتت الشركات في حاجة دائمة إلى مواكبة تلك التغيرات والتكيف معها، وذاك النظام هو مجموعة من الأدوات التي تساعدك في إدارة الموظفين بالشركة مهما كان حجم تلك الشركة مرحلتها فالنظام قادر على تسهيل وتيسير جميع المعاملات التي تخص الموارد البشرية في شركتك وحصر جميع التعاملات إلكتروني بدلا من إدارتها يدوياً.
ما هي أهمية نظام ادارة الموارد البشرية للشركات؟
عند الحديث عن أهمية نظام إدارة الموارد البشرية، لا يمكن تجاهل الدور الحيوي الذي يلعبه في تحسين أداء المؤسسات وتسهيل المعاملات التي كان يوماً معقدة وتحتاج لفريق عمل كامل لإنجازها، وإليك بعض من أهم تلك المزايا:
أتمتة العمليات الروتينية
نظام ادارة الموارد البشرية تساهم في أتمتة العديد من المهام الروتينية مثل متابعة الحضور و تجهيز الرواتب و وإدارة الإجازات، فبدلاً من الاعتماد على الجداول التقليدية أو الأوراق، هذه الأنظمة توفر حلولاً رقمية تمكن من إتمام المهام بسرعة وبكفاءة، أصلحت الأجهزة قادرة على إنهاء الأعمال التي كانت تحتاج إلى فريق كامل في السابق.
إضافة إلى ذلك تقدم الأنظمة الحديثة مثل HRIS و HRMS خاصية الخدمة الذاتية للموظفين، حيث يمكن للموظف الوصول إلى معلوماته الشخصية و طلب إجازة أو مراجعة كشوف الرواتب بسهولة دون الحاجة للتواصل مع الموارد البشرية بشكل مباشر.
تحسين جودة العمل
وهذا يحدث من خلال إدارة عملية التوظيف بشكل أفضل، الأنظمة مثل HRMS أو HRIS تتيح تتبع المتقدمين للوظائف، وتقييم أدائهم، وضمان اختيار الأنسب منهم للوظائف المطلوبة بجانب جدولة مناوبات العمل و هذا يضمن وجود فرق عمل مؤهلة متوافقة مع أهداف الشركة.
تحليل أداء الموظفين
من الناحية الاستراتيجية، تساعد الأنظمة بشكل دقيق على تحليل أداء موظفي شركتك وتتضمن أدوات لتقييم الأداء، وتقديم تقارير مفصلة تمكن الشركات من تحديد الثغرات في الأداء ومعالجتها بسرعة، وبالتالي تحسين الأداء التنظيمي العام.
التوافق القانوني
نظام ادارة الموارد البشرية تساعد على الامتثال للقوانين المحلية المتعلقة بالعمل من خلال توثيق وحفظ سجلات الموظفين، وإدارة نشاطاتك بطريقة تتوافق مع قوانين البلد الذي تعمل فيه حيث في الكويت مثلاً يستحق العامل بعد 9 أشهر على الأقل من خلال السنة الأولى إجازة رسمية تتضمن 30 يوم بأجر وهنا يساعدك النظام الذي تستخدمه على إنشاء هذا النوع من الإجازات وضمان عدم وقوع الشركة في مشاكل قانونية متعلقة بالموارد البشرية.
أهم الوظائف التي يقوم بها نظام ادارة الموارد البشرية
تعدد الوظائف التي يقوم بها النظام داخل الشركات كما شرحنا في فوائده هناك الكثير من المهام التي سيكون النظام قادر على إنجازها في وقت قياسي وكفاءة مثالية، ومن ضمن تلك المهام، ما يلي:
- إدارة معلومات الخاصة بالموظفين حيث يسهم النظام في تجميع وتخزين جميع معلومات موظفين شركتك مثل الاسم ومعلومات الاتصال والعنوان وتاريخ التوظيف.
- تولى الرواتب والمكافآت فيمكن للنظام مساعدة الشركة في إدارة الرواتب وتسجيل الخصومات والمكافآت بسهولة، بجانب تسجيل الحضور والانصراف والإجازات، وحتى متابعة التأمينات والتقاعد.
- تحليل أداء الموظفين وهنا سوف يساعدك النظام في تسجيل وتتبع أداء الموظفين، كما سيكون بإمكانك تحديد أهداف الأداء وإجراء التقييمات الدورية للموظفين.
- الخدمة الذاتية للموظفين حيث يمكن للموظفين تتبع رواتبهم واجازتهم بسهولة دون الحاجة التوجه إلى قسم الموارد بنفسه وهذا لأن كل شيء وعملية تسير بشكل إلكتروني سهل الوصول إليه.
- تقارير وتحليلات مفصلة عن قسم الموارد البشرية مما يتيح للشركة اتخاذ قرارات استراتيجية صحيحة بناء على بيانات وتحليلات أكيدة.
ما هي أنواع نظم ادارة الموارد البشرية؟
هناك ثلاث أنواع للأنظمة التي تخص إدارة الموارد البشرية والتي تقدمها بكفاءة شركة ارى والتي هي بلا شك أفضل الشركات المتخصصة في تقديم نظام ادارة الموارد البشرية الشاملة وتضمن الأنظمة التي تقدمها شركة ارى ما يلي:
معلومات الموارد البشرية
وهو نظام يقوم بأتمتة العمليات الداخلية الخاص بالموارد البشرية وهذا بالاعتماد على قاعدة البيانات في الشركة، ومن مهامه، إدارة عمليات التوظيف و تتبع وتسجيل جميع التعويضات والرواتب والخصومات، بجانب تتبع المتقدمين للشركة، وهو النظام الذي يقدم خدمة ذاتية للموظفين، ومن مميزاته أنه يسهل الإجراءات ويعد التقارير مع حفظ جميع سجلات الشركة
إدارة الموارد البشرية
ويعتبر هذا النظام من نظام ادارة الموارد البشرية الأكثر شمولاً من النظام السابق، ويعتبر من الأنظمة الحديثة التي تعتبر مزاياها أكثر من مزايا نظام المعلومات، حيث أصبح له القدرة على إدارة ومتابعة الأداء، وإعطاء التقييمات والمراجعات، ورم أنه لديه نفس مزايا ومهام النظام السابق إلا أنه ساعد لشكل خاص في إدارة المواهب في الشركة بشكل افضل وعملي اكثر تدريب الموظفين وتطويرهم
إدارة رأس المال البشري
هو الأنظمة تطوراً وشمولاً حيث يمكن وصفه أنه مجموعة متكاملة من برامج إدارة وأتمتة عمليات الموارد البشرية وتعتمد على الحلول الرقمية والذكاء الإصطناعي بجانب أدوات أخرى ذكية تعمل على تحسين تجربة الموظف، وأضاف ميزات جديدة مثل إمكانية مشاركة المعلومات بين الأقسام وإدارة كلاً من الوقت والجهد بشكل فعال أكثر يزيد من الإنتاجية والمشاركة لدى الموظفين، ويرى هذا النظام الموظفين كأصول للشركة وجزء من رأس مالها لذا يعمل على الاستثمار الدائم فيها
لا يمكن إنكار أن نظام ادارة الموارد البشرية للشركات يمثل عنصرًا حيويًا لضمان النجاح والاستدامة لأي مؤسسة، فهذه الأنظمة لا تسهم فقط في أتمتة العمليات وتوفير الوقت، بل تعزز من كفاءة التوظيف وتساعد على تحسين أداء الموظفين من خلال أدوات التحليل والتقييم المتقدمة.