نظام الخدمات الذاتية من الأنظمة الهامة التي تساعد الموظفين على إنجاز العديد من الخدمات المختلفة بمفردهم دون الحاجة إلى مساعدة أحد، حيث تتيح للموظفين العديد من الخدمات بشكل إلكتروني حرصاً على راحتهم وأوقاتهم
فهي تمكنهم من الحصول على أي من البيانات الخاص بهم والبرامج الخاصة بالموارد البشرية دون أي وسيط للموارد البشرية بكل سهولة، لذا تعتبر الخدمات الذاتية عنصر هام جداً في أي من المؤسسات الحكومية لتخفف من الأعمال الخاصة بإدارة الموارد لمساعدة الموظفين في القيام المهام الإدارية، ومن خلال هذا المقال سوف نتعرف على كل ما يخص هذا النظام
نبذة عن نظام الخدمات الذاتية
يمكن تعريف نظام الخدمات الذاتية للموظفين على أنها الوسيلة الإلكترونية الأفضل التي تتمكن من مساعدة الموظفين للوصول إلى أي من بياناتهم الشخصية أو الخدمات الخاصة بالموارد البشرية
ليتمكنوا من الاعتماد على أنفسهم في استخراج أي من البيانات دون الحاجة إلى أي وسيط، وذلك يساعد تخفيف أحمال وأعباء الإدارات الخاصة بالموارد وتقليل الوقت والمال للمنظمات، كما تساعد على تعزيز إمكانيات الموظفين على التطوير وتحسين تعاملاتهم البشرية الجديدة لتصبح أكثر كفاءة.
تمتاز الخدمات الذاتية للموظفين بتوفرها على المواقع الخاصة بإدارة الموارد البشرية التي يمكن توفرها على الهواتف المحمولة لتسهل على الموظفين أي من المعاملات أو البيانات التي يبحثون عنها في أي وقت
وفد ظهرت كامتداد للتطورات التقنية المقامة في إيجاد حلول مضمونة للموارد البشرية التي تساعد على معالجة أي من المهام اليدوية النمطية التي تستهلك الكثير من الوقت والجهد للحصول على أقل معلومات ترغب بها
لذا الخدمة الذاتية من الخدمات المحورية في التغيرات الرقمية للموارد البشرية، وتلك الجهود راجعة لزيادة الإنتاجية وتقليل وقت الموظف المستهلك للتركيز في أعماله وتحسين كفاءته.
خدمات نظام الخدمات الذاتية للموظفين
يسعى نظام الخدمات الذاتية للموظفين على توفير العديد من الخدمات التي يرغب بها الموظف لكي يتمكن من القيام بأبسط الأعمال والحصول على المعلومات التي يرغب بها دون الحاجة إلى بذل الكثير من الجهد وإضاعة وقت عمله في أي من الأمور الأخرى، فبمجرد تسجيل المستخدم في النظام تظهر له قائمة خاصة تتضمن العديد من الخصائص والتي تمكن الموظف من القيام بالخدمات التالية:
- يتمكن الموظف من الوصول إلى ملفه الشخصي وأي من المعلومات الخاصة به.
- التعرف على أي من مميزات وظيفته.
- عرض الخصومات.
- عرض مفسر للإجازات على طوال العام.
- يمكن القيام بتقرير مفصل عن أداء الموظفين وإنتاجيتهم.
مميزات نظام الخدمة الذاتية للموظفين
يوفر نظام الخدمات الذاتية جميع المعلومات والبيانات الخاصة بالموظفين في نظام وبرنامج واحد وبسيط، تضمن لهم الحصول على الفوائد والامتيازات التالية:
- القدرة على تقليص الوقت اللازم لإنجاز أي من مهام إدارة الموارد البشرية، حيث يعمل نظام الخدمة الذاتية بشكل دقيق وسريع، لأنه يتمكن من إتاحة فرصة للتعرف على أي من الإجابات التي يرغب في معرفتها دون الحاجة إلى التواصل مع أي من مسئولي إدارة الموارد البشرية.
- إمكانية تحكم الموظفين في حياتهم المهنية من خلال نظام الخدمة الذاتية، مما يجعله أكثر رضاء وراحة في وظيفته، وذلك يساعد على زيادة الإنتاجية والكفاءة وبتالي نجاح المؤسسة بشكل كامل.
- المعلومات التي يوفرها النظام على قدر كبير من الدقة والمصداقية، فهو قادر على توفير معلومات صحيحة بنسبة 100%، والقدرة على تعديل البيانات لمواكبة كافة التحديثات المجرأة أثناء العمل في الوظيفة.
آليات نظام الخدمة الذاتية للموارد البشرية
بعد معرفتنا لنظام الخدمة الذاتية الخاصة بالموظفين، يجب أن نتعرف على آليات عمل الخدمة الذاتية ودورها لكلاً من الموظفين والمديرين في المؤسسات الحكومية الخاضعة تحت إدارة المملكة العربية السعودية
حتى تتمكن من توضيح الاستفادة التي يمكن تحصيلها لكلاً منهما من خلال استخدام وتميل تطبيق الخدمة الذاتية على الهواتف الممولة من خلال منصة ارى وتعمل على القيام بالتالي:
خصائص الخدمة الذاتية للموظف
- إمكانية رصد مواعيد الحضور والانصراف للموظف.
- تقارير لتوضيح الإجازات والخطابات.
- عراض عدد ساعات العمل لكل موظف ليتم حساب الراتب.
- الإطلاع على جميع النقاط التي توضح تفاصيل الراتب.
- مراجعة جدول المناوبات المتغيرة.
- مشاركة المستندات والبيانات مع قسم الموارد البشرية.
- التعرف على سياسة ولوائح المنشأة وأي من المستندات الأخرى التي يمكن أن يطلع عليها الموظفين.
- إمكانية الوصول إلى المواد التدريبية.
- تقييم الأداء من خلال البيانات التي توضح سلوك الموظف وكفاءته أثناء العمل.
- إمكانية طلب القروض أو أي من السلفات المالية.
خصائص الخدمات الذاتية للتسجيل الذاتي والحذف للطلاب
- القدرة على تحديث أي من البيانات الشخصية بسهولة.
- الإطلاع على الجدول الدراسي.
- البحث عن المقررات ومتطلباتها في الشعبة التي تختص بها.
- إمكانية التحويل بين أي من الكليات والبرامج التحضيرية.
- عرض جميع المعلومات الخاصة بالطالب العام.
- تسجيل الرغبات لطلاب البرامج التحضيرية.
- تسجيل المقررات وحذفها أو الانسحاب من العام الدراسي.
- الانتقال من الانتساب المطور إلى الانتظام أوالعكس.
- إعادة تسجيل القيد.
خصائص الخدمات الذاتية المدير
- القدرة على الوصول إلى أي ملفات شخصية للموظفين.
- إمكانية متابعة مواعيد الحضور الانصراف وتحديثاتها المستمرة.
- القدرة على الموافقة على أي من الطلبات المقدمة للإجازات.
- إرسال واستقبال الإخطارات والتذكيرات.
- معرفة مواعيد توفر الموظف بالمؤسسة أو خارجها.
- متابعة مستوى وكفاءة الموظف.
- طرح استبيان على الموظفين.
أهداف نظام الخدمات الذاتية
يتمكن نظام الخدمات الذاتية من تحقيق الأهداف المرادة منه بخطوات ثابتة متطلعة إلى المستقبل، ومن الأهداف التالي:
- القدرة على تحسين وتسهيل أي من التعاملات اللازمة لإتمام الإجراءات المختلفة في قسم الموارد البشرية.
- إمكانية تحسين أداء وكفاءة الموظفين في المؤسسة من خلال تقييم المهام والأعمال المكلفين بها، حيث يساعد ذلك على الحصول على الخدمة بشكل أفضل وأسرع.
- إعداد الإحصائيات التابعة لجميع الأقسام الخاصة لمنشأتك التجارية من قبل الإداريين المؤهلين بذلك.
- القدرة على التواصل بين مختلف المنظمات والهيئات التي تعمل من خلال نظام الخدمة الذاتية للموظف وإدارة الموارد البشرية.
طرق تطوير نظام الخدمات الذاتية
لا يعد توفر ذلك النظام فقط هو العامل من نجاح المؤسسة ولكن التطوير المستمر وتحديث إمكانياته بشكل مستمر هو الشيء الذي يجعلك تحصل على أكبر قدر من الفوائد والتمكن من تصحيح أي من البيانات لإنجاح عملك، ولكي تتمكن من تحسين الخدمات الذاتية عليك اتباع النقاط التالية:
- قم باستخدام نظام خدمة ذاتية سهل في طرق استخدامه، حتى تتمكن من إنجاح مؤسستك فالأنظمة السهلة تساعد على تحسين مستوى وكفاءة إنتاجيتك، أفضل من الأنظمة القديمة المعقدة التي تحتاج إلى الكثير من الوقت، كما توفر الكثير من الوقت والجهد على الموظفين أثناء العمل والتطلع على معلوماتهم بسهولة لاستغلال ذلك القوت في المهمات الوظيفية.
- يجب أن تساعد على انتشار ذلك النظام في مؤسستك وتعريف الموظفين على كافة المعاملات والخدمات التي يقدمها والمميزات التي يمكن أن يحصلوا عليها، ويجب أن تهتم لأي من الملاحظات التي يقدمها الموظفون لتساعد على تطوير منشأتك وتحسينها.
- المعلومات التي يضيفها النظام تتمكن من خلق نظام متوازن وتحقيق أعلى قدر من الاستفادة من الموارد البشرية.
في الأخير يمكننا القول بأن نظام الخدمات الذاتية للموارد البشرية يسهل العمل على الموظفين وفريق الموارد البشرية لتحصيل أكبر قدر من الإنتاجية.