إن إدارة أملاك المنشأة تعتبر أمرًا لا غنى عنه في عالم الأعمال، إذ تلعب دوراً محورياً في تحقيق النجاح والاستدامة للشركات والمؤسسات فهي عملية لا تقتصر على الحفاظ على الأصول العقارية والثابتة فقط بل تسعى أيضاً لتحسين أدائها واستغلالها بفعالية لتحقيق أقصى قدر من العوائد المالية والاقتصادية الممكنة، وفي هذا المقال سنلقي نظرة شاملة على مفهوم إدارة الأملاك بدءاً من تعريفها وأهميتها وصولاً إلى كيفية عملها، كما سنناقش الأدوار والمسؤوليات المرتبطة بهذا المجال وكيف يمكن للشركات التميز من خلال تطبيق استراتيجيات ملائمة ومربحة في إدارة أصولها.
إدارة أملاك المنشأة
إن إدارة أملاك المنشأة تعني التخطيط والتنفيذ والتقييم والمراقبة لجميع الأنشطة المرتبطة بالأملاك العقارية والشخصية وتتطلب هذه العملية بعض المهارات والخبرات المتعددة في مجالات متخصصة مثل المحاسبة والتسويق والهندسة والقانون والإدارة.
كما إن الهدف الرئيسي لهذه الممارسات هو زيادة قيمة الأملاك وتحقيق عوائد مربحة بالإضافة إلى تقليل المخاطر والتكاليف المرتبطة بالعقارات مثل الشقق والفيلات والمحلات التجارية والمطاعم والمكاتب والفنادق والمستودعات والمصانع وهلم جرًا من الأملاك العقارية المتنوعة.
خدمات عملية إدارة أملاك المنشأة
تشتمل إدارة أملاك المنشأة على تقديم عدد من الخدمات المتنوعة والتي تشمل ما يلي:
التسويق والإخلاء وتجديد الوحدات التجارية أو السكنية
إن هذه الخدمات تتضمن إعداد خطط تسويقية لجذب المستأجرين المناسبين وإبرام عقود إيجار معهم وفرض شروط وضوابط لحفظ حقوق كلا الطرفين وإجراء عمليات التفتيش والتسليم والاستلام، وحل المشكلات أو النزاعات التي قد تحدث بين الملاك والمستأجرين مع إجراء عمليات التجديد أو التغيير في حال انتهاء مدة الإيجار أو رغبة المستأجر في ذلك.
جمع الإيجارات ودفع الفواتير والضرائب والرسوم
هذه الخدمات تتضمن تحصيل الإيجارات من المستأجرين في المواعيد المحددة وإصدار الإيصالات أو الفواتير مع تسجيل المدفوعات في سجلات مالية إلكترونية أو ورقية مكتوبة والقيام بدفع الفواتير أو الضرائب أو الرسوم المتعلقة بالأملاك العقارية كالفواتير الخاصة بالماء أو الكهرباء أو الصرف الصحي أو رسوم الخدمات أو ضرائب العقار أو رسوم التسجيل وما إلى ذلك من أمور مشابهة.
صيانة وإصلاح وتطوير الممتلكات
هي فن تتقنه الشركات العقارية الرائدة فهي تشتمل على عمليات التشغيل والصيانة التي تجعل الممتلكات تبدو كأنها للمرة الأولى سواء كان ذلك من خلال تنظيفها وتهويتها بدقة أو تجديد قطعها المكسورة أو التالفة بالإضافة إلى إدخال التحسينات التي تزيد من جاذبيتها وترفع قيمتها في السوق.
التواصل مع المستأجرين والموردين والجهات الحكومية
يتطلب الأمر أيضًا التواصل والتفاهم مع المستأجرين والموردين والجهات الحكومية فالتعامل مع هذه الأطراف يمثل جزءًا أساسيًا من نجاح عمليات الصيانة والتطوير فمن خلال التواصل الدائم الفعال يمكن تلبية متطلبات كل الأطراف ومن ثم الحصول على التراخيص والموافقات الضرورية مع الالتزام بشكل كلي بالقوانين والأنظمة الموضوعة لضمان سير العمل بسلاسة وفقًا للمعايير المطلوبة والتي يجب العمل بها.
خدمات إعداد التقارير المالية والقانونية والإدارية
تعتبر تلك الخدمات جوهرية في إدارة الأملاك العقارية حيث تشمل تحليل وتحديث التقارير المالية والقانونية والإدارية المرتبطة بالعقارات، حيث تشمل هذه الخدمات إعداد كشوف حسابات الإيجارات مع صيانة سجلات الأصول وإعداد عقود الإيجار والعمل على شهادات التأمين وغير ذلك من التقارير الهامة الأساسية.
تلعب هذه التقارير دورًا هام للغاية في متابعة وتقييم أداء الأصول العقارية حيث تزود المستثمرين والملاك بالمعلومات والبيانات الضرورية لاتخاذ القرارات الفعالة والمدروسة، فهي تساهم في رصد العوائد المالية والمخاطر المحتملة وتساعد على تحديد الاتجاهات الإدارية والقانونية المناسبة لتعزيز استدامة وتحسين أداء الأملاك العقارية وفي مجموعة إرى نقدم لك كل تلك الخدمات المتعلقة بمجال إدارة أملاك المنشأة.
أهمية إدارة أملاك المنشأة للمديرين
إن إستراتيجيات إدارة الممتلكات أهمية كبرى للمديرين والمطورين العقاريين من مختلف الأنواع حيث تفيد هذه الإدارة فيما يلي:
زيادة الكفاءة التشغيلية
حيث تهدف إدارة أملاك المنشأة إلى تحسين استخدام واستغلال الأصول العقارية وبالتالي تقليل الهدر والفاقد وتحسين مستوى الإنتاجية والجودة من خلال تطبيق أفضل الممارسات في التسويق والتأجير والصيانة والإصلاح، كما تساعد إدارة الممتلكات على زيادة الكفاءة التشغيلية وتحقيق أقصى قدر من العوائد.
تحقيق أفضل عائد على الاستثمارات
إذ تعمل على تحديد أفضل إستراتيجيات التسعير والتأجير وزيادة معدلات الإشغال وتطوير وتجديد الأصول مما يؤدي إلى زيادة جاذبية العقارات للمستثمرين وبالتالي تحقيق عوائد مالية ممتازة ورفع قيمتها التسويقية بشكل ملحوظ.
تقديم خدمات ممتازة للمستأجرين
تركز إدارة الممتلكات على توفير خدمات عالية الجودة للمستأجرين من خلال تقديم مساكن مجهزة بكل المرافق والخدمات الضرورية التي يحتاج إليها السكان مع توفير وسائل تواصل فعالة مع المديرين أو أصحاب الملكية مباشرة وتوفير حلول سريعة لأية مشاكل أو شكاوى تنشأ وهو الأمر الذي يعزز من مستوى رضا المستأجرين ويحفزهم على الالتزام بشروط الإيجار وسداد المستحقات المالية ويزيد من فترة استمرارهم في الإيجار منك.
تقليل التكاليف والخسائر المتعلقة بالعقارات
يمكن ذلك عن طريق الرقابة المباشرة على عمليات الصيانة الدورية وإصلاح الأضرار بشكل سريع مع الحرص على التعاقد السليم مع شركات التأمين وتسوية المطالبات بشكل محكم ويتم تقليل التكاليف العملية والتأمينية وغيرها، مما يؤدي إلى تخفيض الخسائر المالية والمشاكل والمطالبات القانونية المحتملة المتعلقة بالأصول العقارية.
الامتثال للقوانين والأنظمة
يشمل هذا الجانب الالتزام بالأحكام والشروط القانونية التي تنظم علاقة المدير أو المالك مع المستأجرين أو الجهات الحكومية أو الأطراف الأخرى ذات الصلة حيث تهدف مهام إدارة أملاك المنشأة إلى تحقيق التوافق مع القوانين والأنظمة من خلال مراجعة وتحديث عقود الإيجار وضمان حقوق كل الأطراف والحصول على التراخيص اللازمة لأي عمليات تغيير أو تطوير في الأصول وتجنب أي مخالفات أو عقوبات قانونية.
توفير الوقت والجهد في إدارة العقارات
من خلال تفويض الشركات المتخصصة في إدارة العقارات مثل مؤسسة إرى يتسنى للمدير أو المالك توفير الوقت والجهد اللازمين لإدارة شؤون الأصول العقارية، حيث يعمل هذا التفويض على تخفيف الضغوطات الجسدية والنفسية التي يمكن أن يواجهها الشخص في إدارة كافة التفاصيل والإجراءات المتعلقة بالعقارات، حيث تتولى الشركة المختصة تلك المهمة نيابة عنك بكفاءة واحترافية والحرص على الالتزام بكافة الجوانب ومسؤوليات إدارة وصيانة الأصول العقارية بطريقة ممتازة.
مهام مؤسسات إدارة أملاك المنشآت
إن كنت ستتعامل مع مؤسسة تتولى إدارة أملاكك فإنه سيقع على عاتقها بعض المهام الرئيسة والتي من أهمها ما يلي:
- المهام التنفيذية والتي تشمل التخطيط والتنفيذ والتقييم والمراقبة لأنشطة متعددة تتعلق بجميع الأملاك والأصول مثل:
- التسويق والتأجير.
- الإخلاء والتجديد .
- الصيانة والإصلاح والتحسين.
- التعامل مع المستأجرين والموردين والجهات الحكومية.
- إعداد وتحديث التقارير المالية والقانونية والإدارية باستخدام أدوات ووسائل متقدمة في التحليل
- توفير المعلومات الدقيقة والموثوقة لاتخاذ القرارات المناسبة.
- المهمة الثانية الرئيسة أيضًا هي المهام الإدارية والتي تتعلق بتنظيم وتسيير وتسهيل شؤون الأملاك مثل:
- جمع الإيجارات.
- ودفع الفواتير والضرائب والرسوم.
- وحفظ السجلات والوثائق.
- وإصدار الإيصالات والفواتير والعقود وشهادات التأمين.
- التواصل والتفاهم مع المستأجرين والموردين والجهات الحكومية.
هكذا نكون قد تعرفنا على مسألة إدارة أملاك المنشأة وأهم الخدمات والأعمال والمهام المرتبطة بها وكيف يمكن أن تفيد المدراء والمسؤولين العقاريين في منشآتهم الخاصة.