يقدم موقع إرى نصائح هامة لمتابعة المستأجرين وذلك سواء كنت تدير عقار أو مجموعة من العقارات السكنية أو التجارية لذلك تحتاج إلى إدارة جيدة والتي تساعد في الحفاظ على المستأجرين وممارسة استثمار عقاري ناجح يقوم بمنح عوائد مجزية بشكل دوري، وفي حالة لم تكن لديك أي خلفية عن هذا المجال فمن المهم تعيين إحدى شركات إدارة العقارات التي يمكنها تحقيق الأهداف الاستثمارية المراد تحقيقها من تأجير العقارات.
تقدم الإدارة الجيدة للممتلكات المساعدة في الحفاظ على علاقة جيدة مع المستأجرين، لذا من خلال هذا المقال عبر موقع إرى سوف نوضح أهم النصائح التي تساعد في متابعة المستأجرين بشكل فعال والتقليل من مخاطر هذا النوع من الاستثمار.
نصائح هامة لمتابعة المستأجرين
قبل التعرف على نصائح هامة لمتابعة المستأجرين يجب أن يتم توضيح أنه يتم الاعتماد في شركات إدارة العقارات على اتباع استراتيجيات خاصة بها في مجال تأجير العقارات ومتابعة المستأجرين، وكلما نجحت في ذلك كلما حقق العملاء الأهداف الاستثمارية المراد تحقيقها، لذلك فيتم التساؤل حول كيفية متابعة المستأجرين، وذلك عن طريق اتباع مجموعة من الخطوات التالية:
الخطوة الأولى
تعتبر من أهم الخطوات وهي اختيار المستأجر الجيد وذلك لأن الشخص الذي سوف يلتزم بكل بنود عقود الإيجار طوال الفترة الزمنية التي نص عليها العقد، ويكون التعامل والتواصل مع المستأجر أمر سهل مقارنة بالمستأجرين غير الجيدين، لذلك يجب أن يكون لمدير العقارات خطة مدروسة حتى يتم فحص المستأجرين بشكل صارم قبل إبرام العقد معهم.
من المهم تذكر أن المستأجر السيئ يمكن أن يماطل في دفع الإيجار كما أنه يمكن أن يتسبب في إتلاف ممتلكاتك وإزعاج الجيران وربما يطالب بإصلاحات باهظة الثمن، ويمكن أن يكون هذا بالنسبة إلى استثمارك كابوس والتعرض إلى الكثير من الخسائر المادية والمعنوية قبل أن تتمكن من إخراجهم من العقار بسهولة، لذا من المهم جدا تجنب التأجير لهم إذا استطعت.
الخطوة الثانية
تتمثل الخطوة الثانية في صياغة عقد إيجار مفصل والذي يعتبر بمثابة وثيقة قانونية والتي توضح ما يمكن لكل من المستأجرين والملاك فعله وما لا يمكن فعله طوال فترة العقد، وماذا سوف يحدث في حالة تم انتهاك شروط عقد الإيجار لذلك يجب أن يتم كتابة عقود الإيجار بلغة مفهومة وواضحة وتغطي كل التفاصيل والتي تتمثل فيما يلي:
- فترة التعاقد والتجديد.
- رسوم الإيجار ومواعيد استحقاقها.
- التعديل على العقارات.
- صيانة العقارات.
- طبيعة استخدام العقارات.
- التأجير من الباطن.
- طرق التواصل بين المالك والمستأجر.
- آلية الإخلاء.
- قيمة التأمين التي سوف يدفعها المستأجر.
- العواقب المترتبة على عدم دفع المستأجر الإيجار.
الخطوة الثالثة
من المهم التعامل مع المشكلات بشكل مسبق عن طريق تضمين الحل في عقد الإيجار الخاص بك، فيجب أن يتم الوضع في الاعتبار أنواع المشكلات التي من المتوقع وجودها أو مواجهتها في الماضي مع المستأجرين.
بعد ذلك يجب أن يتم القيام بصياغة أو تعديل عقد الإيجار سواء عن طريق منع بعض الممارسات المحتمل حدوثها، أو تحديد بعض الإجراءات المطلوبة بوضوح من قبل المستأجر في ظل حدث معين، ويتوقف هذا على طبيعة المشكلة المحتملة التي تحاول حلها بشكل استباقي.
الخطوة الرابعة
تتمثل هذه الخطوة في إدارة العقار والتفاعل مع المستأجرين بكل احترافية ومهنية، فيجب أن يكون لدى المالك إجراءات واضحة حتى يتم تحصيل الإيجار من حيث موعد استحقاقه وكيفية الدفع وإرسال إشعارات تذكيرية قبل موعد الدفع بأيام.
من المفيد لملاك ومديري العقارات تبسيط عملية متابعة المستأجرين وتحصيل الإيجارات عن طريق استخدام البرامج التقنية، فيتم تحصيل الإيجار بشكل دوري وفعال من الأمور المهمة والتي تساعد في نجاح الاستثمار العقاري الخاص بك، ويمكن أن يؤدي تحصيل الإيجار في أوقات متأخرة إلى تأخير دفع الفواتير وتكبد رسوم التأخير وربما يمكن أن تؤدي إلى عدم تحصيل الإيجار مطلقا.
عن طريق استخدام برامج متابعة المستأجرين وإدارة الممتلكات فيمكن أن يتم تحصيل الإيجار في موقع مركزي واحد من جميع المستأجرين لديك، بالإضافة إلى إمكانية جعل هذه البرامج تتعقب جميع الحسابات على منصة واحدة وتقوم بتولي جميع مهام إدارة الممتلكات الخاصة بك في آن واحد.
متابعة المستأجرين بشكل فعال
أصبحت تعتمد الكثير من شركات إدارة العقارات على برامج متابعة المستأجرين الإلكترونية خاصة مع التطور التكنولوجي الذي نشهده في الفترة الأخيرة، وذلك حتى يتم إتمام إجراءات تأجير العقارات بشكل أسهل وأسرع، فتساعد هذه البرامج في زيادة معدل الإشغال وزيادة العائد على الاستثمار لأصحاب العقارات المؤجرة، بالإضافة إلى تنظيم العلاقة بين كل من المؤجر والمستأجر، لذا فهناك مجموعة من نصائح هامة لمتابعة المستأجرين التي تساعد بشكل كبير، وتتمثل هذه النصائح فيما يلي:
التحلي بالشفافية
من نصائح هامة لمتابعة المستأجرين هي تتحلى بالشفافية والمنهج الواضح وأهمية التأكد من أن عقد الإيجار مفصل بما فيه الكفاية وأن يتم أخذها على محمل الجد، حيث أن الغموض يمكن أن يؤدي إلى سوء الفهم في كثير من الأحيان.
تحديد التوقعات والتعامل مع مشاكل المستأجرين
تعتبر تحديد التوقعات والتعامل مع مشاكل المستأجرين بسرعة من نصائح هامة لمتابعة المستأجرين فمن المهم جدا عدم السماح لهم بالتخلف عن التزاماتهم أو مسؤولياتهم لأنه من المحتمل الاستمرار في ذلك، لذلك يجب أن تجعل توقعاتك واضحة مقدما عن طريق تحديدها في عقد الإيجار.
تحديد قنوات الاتصال
من أبرز نصائح هامة لمتابعة المستأجرين هي أن يتم تحديد قنوات اتصال مهنية وموثوقة لك وللمستأجرين فإن التواصل هو أساس العمل مع المستأجرين سواء كان بشأن طلبات الصيانة وتحصيل الإيجار وإخطار المستأجرين بأي تغييرات في سياسة التأجير فيمكن أن تساعد برامج متابعة المستأجرين في ذلك خاصة في حالة كنت صاحب شركة إدارة عقارات حيث لن يكفي أن تعتمد في تواصلك مع المستأجر من خلال الهاتف أو عن طريق البريد الإلكتروني.
الإجابة فورا على اتصالات المستأجرين
من الجيد أن الإجابة على الفور على اتصالات المستأجرين في حالة كان هناك شيء طارئ في العقار، والاتجاه إلى الإصلاح الفوري للأشياء المعطلة مثل السباكة والكهرباء فإن تعطل هذه الأمور يمكن أن تتسبب في ضرر المستأجر.
تابع المزيد: نظام إدارة الفنادق PMS
التعامل مع عملية إخلاء المستأجرين
من نصائح هامة لمتابعة المستأجرين التعامل مع عملية إخلاء المستأجرين بشكل قانوني صحيح، فيتم تنفيذ عملية الإخلاء في حالة انتهاء الفترة الزمنية لعقد الإيجار أو انتهك المستأجر شروط هذا العقد، فيجب أيضا إشعار المستأجر بالإخلاء قبل الموعد بفترة كافية.
تقليل الصيانة الدورية
تقلل الصيانة الدورية من شكاوى المستأجرين، لذلك فيجب الاعتناء بشكل جيد بذلك عن طريق وضعه ضمن أولوياتك.
عدم تفويت المناسبات العامة والخاصة
يمكن أن يتم تفويت المناسبات العامة والخاصة واستغلالها في إرسال بطاقات تهنئة للمستأجرين والتواصل معهم من حين لآخر وذلك للاطمئنان على أحوالهم فهذا ما يساهم في منع حدوث المشاكل في المستقبل.
في نهاية هذا المقال لقد تمكننا من خلال موقع إرى توضيح نصائح هامة لمتابعة المستأجرين والتي يمكن أن تعود بفائدة كبيرة سواء كان لمدير العقار أو المستأجر.